Meget tyder på, at mange virksomheder i den kommende tid bliver nødt til at afskedige medarbejdere på grund af coronakrisen. 

Derfor vil mange ledere og medarbejdere formentlig skulle igennem en ærgerlig og ubehagelig samtale, der for både leder og medarbejder er svær – nemlig opsigelsessamtalen.

Skal alle have det bedst mulige ud af opsigelsessamtalen, er det vigtigt, at den foregår på en ordentlig og professionel måde. En opgave der bestemt ikke er gjort lettere af, at mange ledere og medarbejdere disse dage sidder hver for sig derhjemme.

Derfor har Michael Uhrenholt, teamchef og ledelsesrådgiver i Ledernes Hovedorganisation, fire gode råd til, hvordan leder og medarbejder får den bedst mulige opsigelsessamtale – herunder særligt med fokus på hvordan samtalen gribes an under den nuværende coronakrise.

Råd 1: Årsagen til opsigelsen skal være klar

Når man får besked på, at man er blevet opsagt, kan det komme som et stort chok. Og en opsigelse kan for mange sammenlignes med hændelser som dødsfald eller skilsmisse. Derfor er det vigtigt, at lederen har gjort det klart, hvad grunden til opsigelsen er – og at medarbejderen kan få forklaret hvorfor, at opsigelsen er et nødvendigt onde.

En opsigelse vil typisk være begrundet i én af to ting: Virksomhedens forhold (fx negativ økonomisk vækst eller omlægning af arbejdsgange) eller forhold hos den opsagte medarbejder (fx samarbejdsvanskeligheder eller utilstrækkelige kvalifikationer).

Råd 2: Der skal være styr på juraen

Når beslutningen om en opsigelse er truffet, er det vigtigt, at det er styr på vilkårene for opsigelsen. Her har lederen ansvar for at være klar på at svare på spørgsmål om sagligheden bag opsigelsen, hvilket varsel medarbejderen har optjent i forhold til sin anciennitet, spørgsmål om fritstilling samt eventuel bonusløn, der skal udregnes.

Det kan på mange måder blive dyrt for både virksomheden og medarbejderen, hvis der begås fejl i afskedigelsesprocessen.

Råd 3: Vigtigt at det praktiske er på plads

Det er vigtigt, at lederen inden opsigelsen har gjort sig overvejelser om, hvordan og hvornår opsigelsen skal finde sted, så både medarbejder og leder oplever samtalen som ordentlig og professionel. Det er særlig vigtigt, hvis lederen er nødt til at opsige på distancen.

Mange ledere og medarbejdere sidder disse dage ikke sammen på arbejdspladsen, hvilket giver en ekstra dimension til opsigelsen, som lederen skal tage hånd om.

Er man som leder nødsaget til at afskedige en medarbejder på distancen, skal lederen fx overveje, om medarbejderen skal have fremsendt opsigelsesdokumentet inden samtalen, så der tales herudfra eller om det skal sendes lige efter.

Det er også vigtigt, at både leder og medarbejder gør sig overvejelser om, hvordan samtalen skal foregå.

Hvis medarbejderen arbejder hjemmefra, kan det opleves som en kæmpe overskridelse af privatsfæren at blive opsagt over Skype, hvor lederen kan ’kigge med’ derhjemme.

Lederen bør derfor tage snakken over telefon og ikke Skype – men ønsker medarbejderen, efter at vedkommende er blevet gjort opmærksom på opsigelsen, at fortsætte snakken over Skype, bør det i sidste ende være medarbejderens valg, hvordan resten af samtalen skal foregå.

Råd 4: Samtalen skal afsluttes ordentligt og følges op på

En opsigelsessamtale har som formål at overbringe en ubehagelig besked til en anden person, som kan blive meget berørt af beskeden. Og det vil for mange ikke være lettere at skulle modtage beskeden over telefon eller Skype frem for ansigt-til-ansigt.

Derfor har lederen et særligt ansvar over for medarbejderen og vedkommendes reaktion, hvis opsigelsen foregår på distance. Ved normale opsigelser kan medarbejderen trækkes ind i et lokale og tilbydes at få en medarbejderrepræsentant eller HR ind over. Det er ikke på samme måde muligt her.

Derfor er det vigtigt, at både medarbejder og leder gør sig overvejelser om, hvem den opsagte kan snakke med. Har medarbejderen ikke familie eller venner, som vedkommende kan tale med, bør lederen tilbyde, at den opsagte kan tage kontakt til en selv eller en HR-medarbejder ved behov.

Det kan også anbefales, at opsigelsen følges op med en opfølgningssamtale. På den måde kan lederen sikre sig, at den opsagte medarbejder har det okay efter opsigelsen og den opsagte har fået tid til at reagere på og gennemtænke opsigelsen og kan derfor bedre aftale, hvordan ansættelsen helt konkret skal afsluttes.

Når opsigelsessamtalen er slut… er det vigtigt at huske de tilbageblevne medarbejdere. Mange kan nemlig blive ramt af frustrationer og usikkerhed, når en kollega opsiges. Det skal lederen sørge for at tage hånd om.

De tilbageblevne medarbejdere skal orienteres ordentligt, og der skal så vidt muligt skabes tryghed over for de tilbageblevne medarbejdere, så de ikke går rundt i usikkerhed om deres job.

Her kan lederen med fordel stille sig til rådighed over for spørgsmål og dialog. Men her er det vigtigt, at lederen er meget bevidst om, hvad vedkommende kan svare på – og ikke kan svare på, så den opsagte omtales og behandles loyalt efter opsigelsen.