Enkle retningslinjer giver kort ventetid i Holstebro

Tilbage i 2020 krævede det en god portion tålmodighed og masser af tid at få en byggetilladelse i Holstebro. For mens der var fuld fart på i byggebranchen, og bunken med ansøgninger om at få lov til at bygge nyt, til eller om voksede, havde Holstebro Kommune svært ved at få besat de ledige stillinger som byggesagkyndig. Og når det lykkedes at finde en ny medarbejder, gjorde corona-pandemien det svært at oplære nye kollegaer i arbejdsrutinerne.

På trods af ubesatte stillinger lykkedes det alligevel Holstebro Kommune at få ventetiden på sagsbehandling af byggetilladelser til at falde fra i gennemsnit 48 dage til 16 dage. Opskriften er ifølge kommunen nye arbejdsgange, enkle retningslinjer og en ny prioritering af ansøgningerne.

- Kort fortalt har vi valgt at bruge tid på at hjælpe ansøgerne, allerede inden de går i gang med at udfylde ansøgningen, og så belønner vi korrekt udfyldte ansøgninger med, at de kommer først i køen. Når vi gør os umage med at hjælpe, så gør flere af ansøgerne sig også ekstra umage, og det sparer en masse tid for både os og ansøgeren, forklarer borgmester i Holstebro H.C. Østerby (A) og uddyber:

- Vi ønsker at understøtte alt den aktivitet, vækst og de mange arbejdspladser, som byggerier bringer med til lokalområdet. Det har været meget positivt at se, at det ikke kun handler om antallet af medarbejdere i afdelingen, men i mindst lige så høj grad om prioritering og ikke mindst samarbejdet med ansøgerne. 

De nye arbejdsgange og prioriteringer betyder, at :

• kommunen tilbyder forhåndsdialog, hvor eventuelle udfordringer ved byggeriet drøftes allerede inden ansøgningen sendes til kommunen.
• vejledninger til ansøgeren lister op, hvad de skal sende med ansøgningen.
• alle ansøgninger screenes ved modtagelsen, så ansøgeren umiddelbart efter får besked, hvis der mangler oplysninger i sagen.
• Korrekt udfyldte ansøgninger sagsbehandles først
• ved mindre ukomplicerede byggesager med korrekt udfyldte ansøgninger laves en straks-afgørelse, så ansøgeren får besked indenfor få dage.
• ved udfordringer henvises ansøgeren til professionelle rådgivere.

- Når man ved, at sagsbehandlingen ikke trækker ud i månedsvis, og at korrekt udfyldte ansøgninger bliver lagt øverst i bunken, så gør man sig som ansøger umage, fordi det faktisk giver bonus. Det er relativt simple tiltag, som Holstebro har indført, og det viser bare, hvor vigtigt det er at kigge arbejdsgangene igennem. Jeg kan kun rose, at kommunen ikke bare fortsatte ud af samme spor, men gik i gang med at finde en løsning. Det kan andre kommuner lære af, siger formand for DI Midt- og Vestjylland Claus Arberg. 

Dansk Industri har lavet et inspirationskatalog med eksempler på 10 kommuner, som har knækket koden på alt fra korte sagsbehandlingstider til tiltrækning af nye borgere og virksomheder.

-  Ventetiden på at få en byggetilladelse stiger i langt de fleste kommuner, og det er et problem for både de virksomheder, der skal udføre byggeriet, og for dem, der venter på at flytte ind i de færdige bygninger, at papirarbejdet tager lang tid. Holstebro-modellen er en del af det nye inspirationskatalog, som vi vil tage med, når vi én gang om året mødes med borgmestrene, siger Claus Arberg, formand for DI Midt- og Vestjylland.