Digitalt værktøj sparer tid og øger kvaliteten hos hjemmeplejefirmaer

Top Partners, der udfører opgaver inden for hjemmeplejen for landets kommuner, har siden 2014 arbejdet med PlanA, der er et digitalt planlægningsværktøj udviklet af Alexandra Instituttet. Før printede virksomheden kørelister ud for porteføljen af deres opgaver. I dag har de det aktuelle arbejdsflow på mobilen.

Styrken i systemet er ifølge Jacob Jensen, der er it- og servicemedarbejder hos Top Partners, at det er intuitivt og logisk, og at hele planlægningen er synlig derude for det kørende personale. De har et godt overblik over, hvilke opgaver der skal udføres.

“Digitaliseringen har haft kæmpe betydning for vores forretning. Før da vi havde papirlister og lavede en ændring i planlægningen, betød det, at vores medarbejdere kunne bruge to dage om ugen på at ringe ændringerne rundt til vores hjælpere og koordinere de forskellige versioner.”

“I dag, når vi laver en ændring i planlægningen, får vores hjælpere med det samme besked på deres mobiltelefoner om, at der er flyttet rundt på opgaverne. Ikke alene sparer vi tid, men måske endnu vigtigere så har vi bedre kontrol med, hvor langt vi er nået. Vi har samtidig også fået en indbygget en kvalitetskontrol i kraft af, at vi har elektroniske spor af de opgaver, vi udfører. Det gør det nemmere at blive klog på, hvis vi har gjort noget forkert.”

Fra papir til mobil planlægning

Inden de tog det nuværende system i brug tilbage i 2014, havde Top Partners et system, hvor de printede en oversigtstavle og manuelle kørelister ud, og hvor der ikke var integration med mobiltelefonerne. Og når man ændrede i planlægningen, skulle man især være opmærksom på, hvilke ruter man ændrede og samtidig huske at give hjælperne besked på ændringerne. 

En simpel ændring kunne udløse, at man skulle udføre fem-seks handlinger, før man var sikker på, at man var kommet hele vejen rundt, og at ændringerne var registreret. 

“Der kan man jo sige, at der i de her systemer er et elektronisk spor for hver enkelt handling. Vi har samtidig mobiltelefonerne koblet op, så man kan se den aktuelle planlægning. Det er nogle kæmpe gevinster, vi har fået. Det er der ingen tvivl om.”

Mere vil have mere

Inden Top Partners startede med at implementere systemet, lagde de meget arbejde i at undersøge, hvordan private virksomheder kunne arbejde med systemerne. De deltog bl.a. i et forløb med Alexandra Instituttet, som undersøgte deres arbejdsgange og inddrog de kommende brugere i designet af systemet. Forløbet mundede ud i en rapport, som fik stor indflydelse på designet af PlanA, og har på den måde været med til at definere, hvordan Top Partners gerne vil arbejde med området, og hvordan løsningen skal være.

“Al den kvalitet, der ligger i systemet, er jo frugterne af det grundarbejde, vi har gjort. Jeg kan se, at man starter på et lavere niveau ved andre systemer, og det hele fungerer ikke fra starten. Det er kun, hvis der er mange brugere, og du har en abonnementsløsning, som meget software bliver solgt som i dag, at det også bliver udviklet. Hvis man er lidt alene om det, risikerer man selv at skulle betale for det.”

“Fordelen ved at samarbejde med et GTS-institut som Alexandra Instituttet er, at man starter på et højt niveau. Men mere vil have mere, og derfor bliver vi også ved med at kigge på, hvordan vi kan forfine systemet, og vi har et par gode idéer til nye funktionaliteter.”

Giver visuelt overblik

Et andet privat hjemmeplejefirma, der har fået udskiftet kørelisterne på papir, er virksomheden Cura Pleje. Inden de startede op med PlanA, så havde de en periode, hvor de prøvede forskellige andre systemer af, men de var ifølge Charlotte Kastrup, der er daglig leder hos Cura Pleje, for tunge at arbejde med og gav ikke den fleksibilitet, som de havde brug for. Og fremfor alt, så var der ikke mulighed for at trække tallene over i et Excel ark og arbejde videre med dem.

”Med PlanA kan jeg jo sidde herinde og flytte rundt på kasserne med opgaver og umiddelbart efter så afspejles det ude på medarbejdernes mobiler. Det betyder, at jeg hele tiden kan følge med i, hvor langt medarbejderne er, og hele tiden kan justere planen. På den måde undgår vi huller, der giver en ineffektiv afvikling af dagen,” forklarer hun.

Fakta: Sådan skaber digitale værktøjer overblik i hjemmeplejen

PlanA er blevet til efter grundige forudgående undersøgelser af hjemmeplejesektorens behov, bl.a. via dialoger med DI Service og Dansk Erhverv samt brugerstudier hos private leverandører. Analysen viste, at især manglende overblik og koordinering er blandt de største tidsrøvere for hjemmeservicefirmaerne.

It-løsningen, der er udviklet af Alexandra Instituttet med inddragelse af to private hjemmeservicevirksomheder, gør det langt nemmere at flytte rundt på aftalerne med borgerne. Virksomhederne har dermed kunnet vinke farvel til gule sedler, overtegnede whiteboards og et puslespil af udprint af vagtplaner. 

PlanA fungerer som en digital overblikstavle på planlæggerens skærm, der er tæt integreret med medarbejdernes smartphones. Med musen kan planlæggeren flytte besøg mellem forskellige ruter og samtidig få tilbagemeldinger om, hvilke konsekvenser det har for medarbejdernes køretider og de aftaler, de skal overholde.

En af brugerne udtaler: “Tidligere kunne det godt være et puslespil at få planlagt ruterne. Men i dag får vi et bedre overblik og kan optimere ruteplanerne (...) Vi opnår dermed en betydelig besparelse. “

En anden siger: “Med PlanA har vi sparet 3,6 % på løn til kørende medarbejdere, 10 % på kørselsudgifter og 25 % på planlægningstimer.”