Esbjerg Kommune undskylder for udsendt brev fra hjælpemiddeldepotet

En prop i it-systemet hos den eksterne leverandør, Systematic, har betydet, at borgere i Esbjerg Kommune siden december 2019 ikke har modtaget en kvittering, når de har modtaget et hjælpemiddel fra hjælpemiddeldepotet.

Men 4. oktober 2021 har Systematic rettet fejlen i deres system, og det har til stor beklagelse for Esbjerg Kommune betydet, at over 5000 kvitteringer straks er sendt ud på én gang til alle de borgere i kommunen, der de sidste ca. to år har modtaget et hjælpemiddel.

Brevene er sendt ud uden varsel, og uden at kommunen og hjælpemiddeldepotet har haft en chance for at verificere, om brevet skulle være sendt ud eller ej. Brevet er dermed også sendt ud til borgere der i dag er afgået ved døden.

”Vi undskylder mange, mange gange, at det her er sket. Vi er virkelig kede af, at det her brev kan have rippet op i familie-mæssige ting. Det er en it-fejl hos vores eksterne leverandør, og vi har været i dialog med dem, så vi i hvert fald sikrer, at det ikke kan ske igen. For det her er meget beklageligt for de pårørende, der har modtaget de her breve på bagkant,” siger Arne Nikolajsen, direktør i Fritid, Sundhed & Omsorg i Esbjerg Kommune.

En kædereaktion af henvendelser

Det var hjælpemiddeldepotet, der fik en mistanke om, at der var sket en større fejl, da de i dagene efter brevene var sendt ud, pludselig fik flere og flere henvendelser fra undrende borgere. Depotet så efterhånden et mønster og kontaktede derfor den eksterne it-leverandør.

Den eksterne it-leverandør Systematic fandt først i går mandag ud af, hvordan fejlen kunne opstå. De vurderer samtidig, at kvitteringen for modtagelse af et hjælpemiddel er sendt ud til over 5000 borgere i Esbjerg Kommune. Både borgere, der allerede havde afleveret deres hjælpemiddel igen og altså også til afdøde borge.

Nogle borgere kan også have modtaget flere breve, hvis de har haft flere hjælpemidler. Derfor har der også hos it-leverandøren været en intern dialog for at sikre, at det ikke kan ske igen.

Fakta om sagen

3509 kvitteringsbreve er sendt som alm brev

1608 kvitteringsbreve er sendt som digital post

Esbjerg Kommune begyndte at anvende Systematic’s Depot-modul i december 2019. Modulet er et supplement til omsorgsjournal-systemet Cura.

Brevet, der er sendt ud til borgerne, er vedhæftet herunder.

Både borgere, der har afleveret deres hjælpemidler og afdøde borgere har modtaget brevet den seneste uge.