Bilag og fakturaer i stakkevis: Årsregnskabet skaber panik

Med nytåret veloverstået skal mange virksomheder snart levere årsregnskab. På trods af den tilbagevendende begivenhed indfinder panikken sig alligevel hos mange danske virksomheder, når året er gået på hæld. Det mærker man hos webshoppen JustMore, der er forhandler af kontorartikler:

– Hver vinter og forår modtager vi opkald fra febrilske kunder, der ikke har deres kontorinventar i orden op til leveringen af årsregnskabet, og som gerne vil have hjælp til, hvordan de bedst bevarer overblikket over de store mængder data, der fortsat opbevares på papir i virksomhederne, forklarer Michael Petersen, direktør for JustMore.

Fortsat meget fysisk data på kontorerne

Dagene hvor arkiver optog store områder af virksomhederne, er i det store hele ovre – løn, kontrakter og kontaktoplysninger er rykket online. Bilag skal dog fortsat opbevares i fysisk form, så de kan overdrages til Skat, når årsregnskabet skal leveres:

– Man kan mene, hvad man vil om, at Skat endnu ikke er gået digitalt, men faktum er, at der fortsat skal opbevares og administreres en masse data på papir hos virksomhederne. Og derfor er der stadig brug for traditionelle ringbind, mapper og registre med mere. Er man ikke fra den analoge generation, ligesom os, hjælper vi gerne til med tips og tricks til, hvordan du kan holde styr på dine bilag år efter år, siger Michael Petersen.

Husk nu GDPR

Det er næppe gået nogen forbi, at persondataforordningen er trådt i kraft, men den giver fortsat problemer for mange, når bilagene gøres parat til Skat:

– Hav altid GDPR-reglerne for øje, når du klargør bilagene og efterfølgende stiller resultatet på hylderne. For der er stor forskel på, hvor længe du må opbevare materialet, og om det må stå frit fremme. For eksempel er det et krav, at fakturaer skal være tilgængelige i fem år, men omvendt må de heller ikke først slettes efter ti, fortæller Michael Petersen. Han tilføjer:

 

– Ifølge Datatilsynet er der i det tredje kvartal af 2019 anmeldt 1718 brud på persondatasikkerheden. Så lad ikke småfejl bidrage til den kedelige statistik i årets sidste kvartal, selvom juletiden er stressende og årsregnskabet lige om hjørnet. Er du i den mindste tvivl, om du overhovedet må opbevare dataet, bør du gemme det forsvarligt væk i et pengeskab eller køre materialet gennem en makulator, indtil du har rådført dig hos en ekspert.