Bücherhallen Hamburg erfolgreich auf neues Bibliothekssystem umgestellt

Zuvor hatten die Bücherhallen fast vier Jahrzehnte lang dasselbe Bibliothekssystem betrieben. Mit der Einführung von Cicero – einem System, das vom dänischen Softwareunternehmen Systematic entwickelt wurde und von einigen der größten Bibliotheken Skandinaviens genutzt wird – gibt es nun eine erhebliche digitale Erneuerung.

Die Einführung erfolgte im Zeitplan und nahezu unterbrechungsfrei. Es wurden mehr als fünf Millionen Datensätze erfolgreich vom alten System auf das neue übertragen.

„Die Übertragung der Daten verlief reibungslos, und wir konnten das System pünktlich in Betrieb nehmen. Die gesamte Zusammenarbeit gestaltete sich sehr produktiv und bei der Umsetzung traten keinerlei Probleme auf“, berichtet Philipp Leist, Kaufmännischer Geschäftsführer bei Bücherhallen Hamburg.

Das Team von Systematic arbeitete während der gesamten Umstellungsphase eng mit den Bücherhallen Hamburg zusammen und war bei der Inbetriebnahme vor Ort zugegen.

Eine zukunftsfähige Lösung

Die Bücherhallen Hamburg wollten eine Lösung, die ihren gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird und die ihnen die erforderliche Flexibilität bietet, ihre Dienstleistungen weiterzuentwickeln.

„Mit unserem Blick fest auf die Zukunft gerichtet, brauchten wir ein zukunftsfähiges System, das unseren hohen Anforderungen an Innovation und Stabilität gerecht wird. Mit Cicero konnten wir auf einem bereits hochentwickelten System aufbauen, das auch Entwicklungsspielraum für zukünftige Anforderungen bietet“, erläutert Philipp Leist.

Mit Cicero erfolgt die Verwaltung des Bibliotheksbetriebs hochgradig automatisiert mithilfe einer einzigen webbasierten Plattform, sodass das Bibliothekspersonal Anschaffungen, Medienverwaltung, Ausleihen und weitere Vorgänge unkompliziert verwalten kann – per Smartphone, Tablet oder PC. Routineabläufe erfolgen automatisiert. So reduziert das System den manuellen Arbeitsaufwand. Damit hat das Bibliothekspersonal mehr Zeit für ihre Kundinnen und Kunden und das Geschehen in der Bibliothek. Das System wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt, kontinuierliche Updates und Wartungen sind inbegriffen.

Um den Anforderungen der Bücherhallen Hamburg und künftiger weiterer Kunden hinsichtlich Support und Zusammenarbeit gerecht zu werden, baut Systematic zugleich seine Präsenz in Deutschland aus.

„Im Anschluss an die Implementierung von Cicero in den Bücherhallen Hamburg erweitern wir unser Bibliotheksteam in Köln. Durch unsere Präsenz vor Ort können wir besser am deutschen Markt teilnehmen und unsere Kunden in Zukunft noch besser unterstützen“, sagt Jakob Ilum Damsgaard, Business Development Director bei Systematic.

Dänische Software, zugeschnitten auf deutsche Bedürfnisse

Cicero erfüllte von vornherein bereits viele Anforderungen der Bücherhallen Hamburg, und doch erforderte die Einführung für den deutschen Markt eine Reihe von Anpassungen und Erweiterungen, darunter deutschlandspezifische Zahlungslösungen, zusätzliche Unterstützung für Mitgliedschaften und die Integration in lokale E-Media-Dienste. Der Zuschnitt erfolgte in enger Zusammenarbeit von Systematic und den Bücherhallen Hamburg.

Teil der Implementierung war eine Schulung einer Gruppe von Superusern aus den Bücherhallen Hamburg durch Systematic. Diese Personen verantworteten anschließend die interne Schulung der mehr als 400 Mitarbeitenden der Bibliotheken.

„Die Bücherhallen Hamburg widmeten sich dem Vorhaben mit großer Ernsthaftigkeit und zeigten sich sehr detailorientiert, temporeich und zielstrebig. Ihre Arbeitskultur passt gut zu unserer strukturierten Arbeitsweise“, sagt Maria Stenholdt Christensen, Program Manager bei Systematic.

Systematic hat bereits mehrjährige Erfahrung darin, Cicero an lokale Anforderungen im Ausland anzupassen, sowie maßgeschneiderte Lösungen für große und kleine Bibliotheken zu entwickeln. Seit seiner Einführung in Dänemark im Jahr 2015 wurde das System erfolgreich in Norwegen und Schweden implementiert – und nun auch in Deutschland.

Über die Bücherhallen Hamburg

Die Bücherhallen Hamburg betreiben 32 Bibliotheken und zwei Bücherbusse und beschäftigen rund 420 Angestellte sowie 600 ehrenamtliche Helfer. Die Bibliotheken haben jährlich ca. drei Millionen Besuche und bedienen mehr als 250.000 aktive Kundinnen und Kunden.

Über Cicero

Cicero wurde seit seiner Einführung im Jahr 2015 kontinuierlich von Systematic weiterentwickelt – angetrieben durch die aktive Zusammenarbeit mit Bibliotheken deren Kundinnen und Kunden in ganz Skandinavien. Inzwischen ist Cicero die bewährte Bibliotheksplattform für alle öffentlichen und Schulbibliotheken in Dänemark sowie für führende Bibliotheken in Norwegen und Schweden. Das System bedient jährlich mehr als 12 Millionen Kundinnen und Kunden und wickelt täglich ca. sieben Millionen Ausleihen ab. Cicero unterstützt wichtige Arbeitsabläufe im Bibliotheksmanagement und es umfasst hochentwickelte Analysewerkzeuge, die Bibliotheken mit praktisch umsetzbaren Erkenntnissen aus ihren eigenen Daten versorgen.