Deichman-bibliotekene i Oslo har gått live med ny, dansk bibliotekløsning

21 biblioteker i Oslo ble tirsdag koblet til sin nye bibliotekssystemløsning, Cicero. Det betyr at overføringen av nesten to millioner utlånsmaterialer, 500 000 lånerprofiler og alle andre data har gått etter planen: Ingen av brukerne har lagt merke til det.

Det er mange utlån og brukere å holde orden på når du er et av de 22 Deichman-bibliotekene i Oslo. 1 700 000 utlånsmaterialer og 500 000 lånere, for å være mer nøyaktig. Spenningen var derfor stor tirsdag morgen, etter at alle data i løpet av natten var blitt overført fra bibliotekenes egen IT-løsning til det nye biblioteksystemet Cicero, som er utviklet av Systematic.

«Det er alltid nervepirrende når et nytt system skal på luften. Sammen med Deichmans medarbeidere har vi jobbet intenst helt frem til vi gikk live, for å sikre en enkel overgang for bibliotekene og deres medarbeidere samt for brukerne», forteller Program Manager hos Systematic, Maria Stenholdt Christensen.

Ifølge Maria er suksesskriteriet at ingen helt merker systembyttet – da har det gått bra.

Heldigvis har hun og kollegene hos Systematic etter hvert gjort det en del ganger, og både tidsplan og budsjett ble overholdt gjennom forløpet.

«Mandag stengte vi og begynte å overføre data. Tirsdag morgen var de nesten to millioner materialene blitt overført, med unntak av 21, som av ulike årsaker lurte seg unna. Det må sies å være en suksess, og vi skal nok få med de siste 21 også», lover hun.

Glede over vellykket lansering og innovativt IT-system
Deichman besluttet i 2022 å skifte ut sitt egenutviklede system med en gjennomprøvd, standard bibliotekløsning som fremtidig plattform for utlån, innkjøp og andre funksjoner. Valget falt på danske Systematics Cicero-løsning, som brukes av alle folke- og skolebiblioteker i Danmark samt av rundt 400 biblioteker i Sverige.

«Vi er svært glade for at vi nå har et nytt og innovativt biblioteksystem. Siden i høst har vi jobbet iherdig med å implementere det nye systemet og lære opp medarbeiderne i bruken av det. Det er derfor en stor fornøyelse å se at det etter kun én dags bruk er tydelig at systemet fungerer godt», sier avdelingsdirektør for Oslos hovedbibliotek Deichman Bjørvika, Merete Lie.

Cicero bygges ut for fellesskapet
Med Deichman-bibliotekenes kontrakt med Systematic har alle Norges kommuner fått mulighet til å kjøpe seg inn i avtalen. Av 428 norske biblioteker har 230 ønsket å bli opsjonsbibliotek, noe som gir dem rett til å kunne kjøpe og knytte seg til Cicero. Det er mange fordeler ved å gjøre nettopp det, forteller Jakob Ilum Damsgaard, som er Director hos Systematic Library & Learning.

«Cicero er basert på 'beste praksis', og alle integrasjoner følger internasjonale standarder for bibliotekområdet, noe som gjør det enkelt for alle å knytte seg til. Cicero bygges ut for fellesskapet. Det vil si at når én av bibliotekkundene våre får utviklet en ny funksjonalitet i systemet, blir den gjort tilgjengelig for alle andre kunder som vil ha den,» forteller Jakob Ilum Damsgaard.

I Norge er Cicero tilpasset nasjonale behov både når det gjelder språk og integrasjoner, og Merete Lie vil fortsette utviklingen sammen med Systematic:

«Systemet vil fremover være i stadig utvikling, og det vil hjelpe oss med å gi lånerne stadig bedre service og kommunikasjon med oss», sier hun.

Om Cicero Library Solution
Cicero håndterer 12 millioner unike brukere hvert år og rundt 7 millioner aktive lån hver dag. Systemet er stabilt selv når rundt 100 000 unike brukere benytter det i løpet av en dag.

Cicero er et av verdens mest moderne biblioteksystemer. Det ble utviklet av det danske programvareselskapet Systematic i 2015 og brukes i dag av samtlige danske folke- og skolebiblioteker, samt i Sverige og på Grønland. Cicero er en komplett programvarepakke designet spesielt for moderne biblioteker. Cicero leveres som «programvare som en tjeneste», noe som sikrer at løsningen hele tiden blir oppdatert og vedlikeholdt.

Den naturlige integreringen med norsk bibliotekinfrastruktur fjerner mange rutineoppgaver og sikrer korrekt dataeksport til blant annet nasjonal statistikk samt direkte kommunikasjon med sentralt låneregister etc.

Cicero leverer smidige arbeidsflyter for blant annet innkjøp, materialhåndtering, lånerstyring, utlån og generell systemadministrasjon. Løsningen har et tilpasningsbart, nettbasert brukergrensesnitt som gjør det mulig for brukerne å benytte Cicero på mobiltelefon, nettbrett og PC. I tillegg har Cicero et verktøy for forretningsintelligens som gir biblioteket innsikt i egne data.