Drop envejskommunikationen

Der er et stort behov for møder og konferencer, for der er et kæmpe- stort behov for at mødes fysisk. Vi skal mødes for at blive inspireret, for at lære, netværke, udvikle og innovere, for at få særlige oplevelser. Når vi mødes i det fysiske rum, har dét møde et særligt potentiale, som det digitale forum ikke har. Det handler f.eks. om, hvordan vi lærer gennem forskellige sanser, og hvordan vi bliver stimuleret og inspireret via sanserne. Det bliver vi ikke på samme vis, når vi oplever verden og hinanden gennem en telefon eller skærm. Derfor har møder, hvor vi ses in-real-life, et særligt potentiale for at skabe værdi.

Men vi skal ikke bare mødes for at modtage envejsinformation. Og det er en stor forandring i forhold til tidligere tiders klassiske mødeformat. Mange tror stadig, at møder og konferencer handler om envejskommunikation – om oplæg, paneldebatter og viden, der fyres af fra scenekanten.

I dag er vi vant til hele tiden at blive involveret i alt. Vores børn er, siden de var helt små, blevet spurgt: Vil du have leverpostej eller spegepølse med på madpakken? Har du lyst til selv at gå hjem fra gymnastik i dag, eller skal jeg komme og hente dig? Vi har opdraget vores børn til at være meget medbestemmende. Og det er klart, at jo flere vi får af den type mennesker, jo mere skal de fysiske møder også være sam- skabende eller co-creative, ellers gider vi ikke deltage. Der skal være mindre ”filoverførsel”, mindre envejskommunikation. De kommende generationer vil slet ikke være interesseret i det, der tilbydes på møder og konferencer i dag.

Det er egentlig sjovt, at vi overhovedet stiller spørgsmål ved, om fremtidens møder og konferencer skal kunne noget andet, end de kan i dag. Det spørgsmål ville vi aldrig stille om vores computer. For selvfølgelig skal de udvikle sig. Møder og konferencer er strategiske arbejdsredskaber, der er lige så vigtige som din telefon eller din computer.

HVAD ER DET SÅ FOR EN UDVIKLING, DER ER BEHOV FOR?
Som sagt: væk med envejskommunikationen. Tænk samskabende. Tænk design. Tænk over, hvordan du kan skræddersy mødet, så det bakker op om jeres mål og den effekt, I ønsker at skabe.

Jeg tror meget på gamification. Her hos futu arbejder vi meget med brætspil og specialdesign af mødeformater. Gamification og strategisk design kan bidrage til, at et møde bliver sjovt, visuelt og sanseligt – samtidig med at det er dybt professionelt og har effekt. Et møde kan specialdesignes, så deltagerne sammen skaber den værdi, du ønsker. Lige nu er brætspil et produkt, der boomer verden over, og det er et produkt, der er enormt velegnet til at få mennesker til at samarbejde og mødes på en ny måde.

Men design skal bruges strategisk. Det sjove og oplevelsen skal helt ind i maskinrummet som en del af mødets formål og som et redskab til det, man vil have ud af mødet.

BRÆT- OG MØDESPIL GØR DET VEL IKKE ALENE?
Nej, jeg tror også, at man skal se på andre forhold omkring mødet. Hvordan er det f.eks. vi får mad, når vi mødes? Hos futu har vi arbejdet med, hvordan du kan bruge mad strategisk. Kan du levere fortæring på en helt ny måde? Kan du skabe wow-oplevelser eller integrere måltidet i konferencen eller mødet på en helt ny måde, så det tilfører en værdi og stimulerer deltagerne, så de bliver mere effektive, mere innovative eller netværker mere? Ja, det kan du faktisk godt, og her ser vi et stort udviklingspotentiale.

I dag er pauserne ofte sådan nogle, hvor vi drikker kaffe og går på toilettet. Det behøver det ikke at være. Det er forskningsmæssigt bevist, at pauser godt kan være faglige, bare vi oplever, at vi selv vælger det, vi laver i pausen, og vi synes, at det er sjovt.

Pauserne har et stort potentiale for at blive brugt mere strategisk. Man kan f.eks. designe installationer, som stimulerer og inspirerer deltagerne, så de går tilbage til selve mødet og laver et endnu bedre stykke arbejde. Pauserne kan også bruges til at komme i en zen-tilstand, hvor vi rydder hjernen og får ny energi.

HAR WHITEBOARDET OG POWERPOINT- PROJEKTOREN UDSPILLET DERES ROLLER?
Min største pointe er, at møder og konferencer i fremtiden skal designes mere strategisk med alle de forskellige greb, man kan anvende: mad, drikke, pauser, lys, rummets indretning, facilitering, måder at involvere på, gamification, brug af alle rum, der er tilgængelige, ikke bare mødelokalet, men hele stedet. Mulighederne er mange.

Det er ikke længere nok at sikre, at der er et whiteboard, at PowerPoint-projektoren virker, og der står en flipover i hjørnet for en sikkerheds skyld. Det store spørgsmål skal heller ikke være, om deltagerne skal sidde i u-bord eller i en biografopstilling.

SKAL FREMTIDENS MØDER OG KONFERENCER VÆRE UDEN DIGITALE TEKNOLOGIER?
Nej, men jeg tror på, at skellet mellem møder, der benytter sig af digitale teknologier, og møder, der er offline, skal være skarpt.

Nogle møder vil være 100% offline. Allerede nu er der møder og konferencer, hvor deltagerne afleverer deres mo- biltelefoner i aflåselige bokse. I mødelokalet er der heller ikke wi-fi eller nogen anden form for internetdækning. Vi kan optimere det fysiske møde ved at droppe det digitale fuldstændig, for det giver noget andet, end når vi ellers mødes på arbejde. I den normale kontakt på arbejdspladsen er vi hele tiden filtreret ind i det digitale.

Man kan selvfølgelig også gå den anden vej og tilbyde noget mere digitalt. I dag er der møder, hvor du stemmer digitalt eller har en digital feedback-kanal til at levere input til oplægsholderen. Der findes efterhånden også mange konference-apps til mobiltelefonen, hvor du fra 39. stolerække kan stille spørgsmål til scenen, uden at du skal være den ekstroverte type, der gerne taler i store forsamlinger.

Der er slet ikke nogen tvivl om, at det digitale kommer til at fylde mere og mere, fordi det er effektivt og fleksibelt, og selvfølgelig kan og skal vi bruge digitale redskaber til en vis del af vores mødekommunikation. Men når vi nu alligevel er bragt fysisk sammen, skulle vi så ikke også lave et møde-setup, et arrangement, som tager udgangspunkt i det fysiske og som optimerer det fysiske, møde mellem os? Det mener jeg, vi skal.