Ombudsmanden: Myndighederne skal have øje for samspillet mellem it-systemer
I to nye undersøgelser har Folketingets Ombudsmand set nærmere på skattemyndighedernes udvikling af it-systemer.
Undersøgelserne angår, hvordan der ved udviklingen af offentlige it-systemer tages højde for forvaltningsretlige regler og rettigheder, f.eks. om partshøring og partsrepræsentation. Et fælles tema i undersøgelserne har været, hvordan forvaltningsretten efterleves i samspillet mellem it-systemer.
Offentlige it-systemer indgår i et komplekst samspil
Den ene undersøgelse angår it-systemet ”Deleøkonomisk Indberetningsløsning”, der understøtter beskatningen af indtægter fra deleøkonomien i Danmark. Via dette it-system skal virksomheder, der formidler udlejning af f.eks. bolig eller bil, indberette udlejerens lejeindtægter.
I Deleøkonomisk Indberetningsløsning træffes der ikke afgørelser. Men andre af Skatteforvaltningens it-systemer og andre myndigheder kan trække oplysninger fra indberetningsløsningen og bruge dem til bl.a. årsopgørelser, beregning af pension og offentlige tilskud. Indberetningsløsningen indgår dermed i en kæde af it-systemer mv., hvor oplysningerne fra systemet bruges i forskellige sammenhænge, herunder i afgørelser over for borgerne.
”Når myndighederne udvikler nye it-systemer, er det vigtigt, at de tænker forvaltningsretten ind i arbejdet fra starten. Og her kan myndighederne ikke nøjes med at se på det enkelte it-system, men må tage hensyn til den helhed, som systemet skal indgå i. Kun på den måde kan det sikres, at reglerne i sidste ende bliver efterlevet,” siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen burde derfor ifølge ombudsmanden have haft større fokus på samspillet med andre it-systemer mv., da styrelsen udviklede Deleøkonomisk Indberetningsløsning – herunder om der var forvaltningsretlige krav om f.eks. partshøring, som it-systemet skulle være med til at opfylde, selv om der ikke skulle træffes afgørelser i systemet.
Ombudsmanden konstaterer herudover, at retten til partsrepræsentation ikke var tænkt ind fra start ved udviklingen af indberetningsløsningen. Tværtimod blev der truffet beslutning om, at der skulle idriftsættes et nyt it-system, som styrelsen vidste ikke tog højde for lovgivningens krav om ret til partsrepræsentation. Det finder ombudsmanden meget beklageligt. Han har bedt Udviklings- og Forenklingsstyrelsen om at underrette ham om status for implementeringen af planlagte løsninger til sikring af adgangen til partsrepræsentation.
Endelig peger ombudsmanden på, at der kan være behov for f.eks. dialog og koordinerende samarbejde mellem de involverede myndigheder for at kunne vurdere, hvordan sager behandles og understøttes i samspillet med andre it-systemer mv., og sikre en afdækning af ansvars- og rollefordelingen.
Opgradering af Skatteforvaltningens sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system)
Ombudsmandens anden undersøgelse illustrerer også samspillet mellem it-systemer. Undersøgelsen vedrører opgraderingen af Skatteforvaltningens almindelige ESDH-system. Systemet understøtter sagsbehandling på tværs af forvaltningens syv styrelser og indgår i et samspil med andre it-systemer mv.
”Også ved opgradering af et eksisterende it-system skal myndighederne huske forvaltningsretten. Det gælder tillige, når de følger op på systemets funktion, efter at det er sat i drift – om nødvendigt med inddragelse af andre myndigheder, som systemet indgår i samspil med,” siger Niels Fenger.
Ombudsmandens fokus på digitalisering
De to undersøgelser er lavet som et led i ombudsmandens fokus på, at myndighederne tager højde for forvaltningsretlige regler i forbindelse med udviklingen af et it-system. Arbejdet er forankret i Ombudsmandens Skattekontor, hvor digitaliseringen hos skattemyndighederne er gjort til et særligt tema.
Læs redegørelsen om Deleøkonomisk Indberetningsløsning.
Læs redegørelsen om opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system.
FAKTA
Deleøkonomisk Indberetningsløsning er en it-løsning, som virksomheder (deleøkonomiske platforme og udlejningsbureauer), der formidler udlejning for en skattepligtig af bolig, køretøj mv. eller båd, skal bruge til at indberette den skattepligtiges lejeindtægter til skattemyndighederne.
Når den skattepligtige udlejer aktiverne gennem disse virksomheder, der indberetter lejeindtægterne til skattemyndighederne, opnår den skattepligtige et forhøjet bundfradrag. Det følger af reglerne i ligningslovens §§ 15 O, 15 Q og 15 R sammenholdt med skatteindberetningslovens § 43.
Ved opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) er forvaltningens syv styrelser – Administrations- og Servicestyrelsen, Gældsstyrelsen, Motorstyrelsen, Skattestyrelsen, Toldstyrelsen, Vurderingsstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen – overgået fra det tidligere benyttede it-system WorkZone/Captia til systemet WorkZone Client. Systemet understøtter bl.a. sagsbehandling – ofte på tværs af den enkelte styrelse og på tværs af flere styrelser – hvor der træffes afgørelser over for borgere og virksomheder.
Læs mere om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer (overblik #13) og om partsrettigheder og offentlige it-systemer (overblik #12) i Myndighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside.
Kontakter
Folketingets Ombudsmand Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91
Souschef Stephan Andreas Damgaard, tlf. 33 13 25 12
Information om Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.
Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.
Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Afslutter undersøgelse af Vurderingsstyrelsens vejledning om tillægslån4.4.2025 10:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Ombudsmanden har afsluttet sin undersøgelse af Vurderingsstyrelsens vejledning til boligejere om tillægslån. I undersøgelsen bad ombudsmanden styrelsen om at redegøre for dens overvejelser om bl.a. vejledningsindsatsen i forbindelse med udsendelse af breve til boligejerne. Herunder bad han om at få svar på, hvorfor brevene om tillægslån ikke blev sendt til alle berørte boligejere på samme tid, og hvorfor indholdet af brevene var ændret, efter de første breve var udsendt. Ombudsmanden bad også Vurderingsstyrelsen oplyse om dens vejledningsindsats om tillægslån for 2025. Styrelsen har svaret bl.a., at beslutningen om at udsende brevene på forskellige tidspunkter tog udgangspunkt i en vurdering af størrelsen på den restskat eller det tillægslån, som den enkelte boligejer kunne forvente. Styrelsen har også oplyst, at brevenes indhold i løbet af 2024 blev justeret ud fra en kommunikationsfaglig vurdering på baggrund af henvendelser fra boligejere. I lyset af det, som Vurderingsstyrelsen har
Ombudsmanden offentliggør beretning for 2024 – blandt andet med artikel om Børnekontorets samtaler med børn ved tilsynsbesøg1.4.2025 10:15:53 CEST | Pressemeddelelse
Hvert år tager Ombudsmandens Børnekontor på tilsynsbesøg på nogle af de steder, hvor udsatte børn og unge bor og opholder sig. Det kan for eksempel være børne- og ungdomspsykiatriske afdelinger, sikrede døgninstitutioner eller private opholdssteder for børn og unge. Børnene og de unges rettigheder er i fokus, når Børnekontoret er på besøg. Det er også et vigtigt formål med tilsynene at sikre, at børnene og de unge trives på institutionerne, og at de har gode og trygge relationer til de voksne, som arbejder dér. Derfor er et af hovedelementerne ved Børnekontorets tilsyn samtalerne med de børn og unge, der bor på stederne. I Folketingets Ombudsmands netop offentliggjorte beretning handler en af artiklerne om, hvordan Børnekontoret gennemfører samtaler med udsatte børn og unge i forbindelse med tilsynsbesøg. Herunder ikke mindst hvordan man opbygger en uformel og tryg ramme om en samtale med et barn eller ungt menneske, som man ikke har mødt før. Flere tusind klik på Myndighedsguiden Bere
Undersøgelse af Langeland Kommunes brug af it-system til sager om udsatte børn og unge12.3.2025 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
Ombudsmanden har besluttet at indlede en undersøgelse af Langeland Kommunes brug af it-systemet DUBU (Digitalisering – Udsatte Børn og Unge), som kommunen anvender til at behandle sager i familieafdelingen. På baggrund af en konkret klagesag og omtale i medierne er ombudsmanden blevet opmærksom på en generel problemstilling vedrørende kommunens sagsbehandling i it-systemet og ønsker at undersøge, om det kan føre til mangelfuld eller forkert journalisering i familieafdelingens sager. Offentlige myndigheders notat- og journaliseringspligt har bl.a. til formål at sikre den nødvendige dokumentation i den enkelte sag. Hvis journaliseringen er mangelfuld eller forkert, er der risiko for, at både sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed forringes. I den konkrete klagesag oplyste Langeland Kommune i sit svar til borgeren, at kommunen ville bestræbe sig på at ensrette medarbejdernes brug af it-systemet og på den måde systematisere sagsbehandlingen. I en efterfølgende artikel i Fyns Amts Avis
Hillerød Forsyning er omfattet af ombudsmandens kompetence3.3.2025 10:00:00 CET | Pressemeddelelse
Ombudsmanden har bestemt, at Hillerød Forsyning i form af moderselskabet Hillerød Forsyning Holding A/S og datterselskabet Hillerød Service A/S skal være omfattet af hans virksomhed i samme omfang, som de er omfattet af reglerne i offentlighedsloven. Selskaberne er 100 pct. ejet af Hillerød Kommune og omfattet af offentlighedslovens § 4, stk. 1. Det er almindelig praksis, at ombudsmanden efter ombudsmandslovens § 7, stk. 4, bestemmer, at selskaber er omfattet af ombudsmandens kompetence i samme omfang, som de er omfattet af reglerne i offentlighedsloven. Det gælder også for så vidt angår kommunalt ejede forsyningsselskaber. Hensigten med ombudsmandslovens § 7 er at skabe overensstemmelse mellem ombudsmandens kompetence og anvendelsesområdet for bl.a. offentlighedsloven. Ombudsmanden har truffet sin beslutning i forbindelse med behandlingen af en klage fra en borger, der har fået delvist afslag på aktindsigt. Ombudsmanden har orienteret Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet samt Folk
Ombudsmanden undersøger besøgsforhold i Vestre Fængsel27.2.2025 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
Folketingets Ombudsmand har besluttet at indlede en undersøgelse af de indsattes muligheder for at få besøg i Vestre Fængsel. I forbindelse med undersøgelsen beder ombudsmanden myndighederne om at redegøre for bl.a.: Om besøgskapaciteten i Vestre Fængsel kan anses for at være tilstrækkelig Om der er forhold af strukturel karakter i fængslet, der gør det vanskeligt at sikre de indsatte adgang til besøg Prioriteringen af afsonere over varetægtsarrestanter ved tilrettelæggelsen af besøg Forsvarsadvokaters mulighed for at besøge deres klienter i fængslet Tiltag for at forbedre besøgsbestillingssystemet, herunder indførelsen af et eventuelt digitalt bookingsystem. Ombudsmanden iværksætter sin undersøgelse efter at have været på uvarslet tilsynsbesøg i Vestre Fængsel i september 2024. Et af formålene med tilsynsbesøget var netop at se på de indsattes muligheder for at få besøg af deres pårørende. Ombudsmanden har således tidligere modtaget en række klager over besøgsforholdene i Vestre Fængs
I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.
Besøg vores nyhedsrum