Virksomheder kan høste afledte gevinster af ny bogføringslov

Til foråret forventes Folketinget at vedtage en ny bogføringslov om digital opbevaring og backup af regnskabsmateriale. Loven betyder, at de fleste danske virksomheder snart skal i gang med at justere systemer eller procedurer for at stå klar til de nye regler. I første omgang kan det måske lyde dyrt og besværligt, men ifølge Henrik Kruse, som er direktør i virksomheden Digisense, kan resultatet meget vel blive det stik modsatte.

”Nye lovkrav bliver sjældent mødt med begejstring af de virksomheder, de omfatter, men min klare vurdering er, at rigtig mange vil ende med at få gavn af den nye bogføringslov. Loven stiller nogle ret omfattende krav til digitalisering af regnskabsmateriale, og det forhold tror jeg ret hurtigt kan resultere i en række meget kontante gevinster”, siger Henrik Kruse.

Digitaliseringen fjerner dyre fejl

Ifølge Henrik Kruse er der i første omgang to områder, virksomhederne vil mærke gavnlige effekter på, når de begynder at digitalisere de ting, loven kræver.

”I mange brancher har man en stor mængde ekstra bilag, som skal dokumenteres i forbindelse med fakturering. Det giver nogle tunge og tidskrævende processer, som naturligt medfører omkostninger, man i meget vidt omfang kan skære væk, når man digitaliserer området”, siger Henrik Kruse og uddyber:

”Samtidig giver digitaliseringen af bilag mulighed for automatisk at kontrollere for fejl i priser og aftaler, som kan koste virksomheden dyrt. På den måde vil der ikke blot ligge en administrativ besparelse, men også en kontant besparelse i, at man f.eks. undgår fejl i betalinger. Vi ved fra mange kunder, at den slags fejl kan rumme store skjulte omkostninger, som de ofte ikke ville have opdaget uden en digital kontrolmekanisme”, siger Henrik Kruse.

Beregn din pris på at leve op til bilagskravene i den nye bogføringslov

Nem vej til digitalisering

Digisense har arbejdet med digitalisering af regnskab og bogføring i elleve år og leverer i dag løsninger til en stor mængde små og mellemstore virksomheder. For at gøre det let for virksomhederne at tilpasse sig den nye bogføringslov uden større omkostninger, har de skåret deres eksisterende løsning til, så den rummer en såkaldt Lovpakke, som stemmer præcis med de nye krav, der kommer.

Lovpakken har blandt flere features en app, som gør det nemt at digitalisere alle relevante fysiske bilag og journalisere dem automatisk. Også selv om man anvender ældre versioner af økonomisystemer som f.eks. XAL, C5 og Navision.

Deloitte: ”De fleste vil formentlig få behov for software”

I forbindelse med sit udviklingsarbejde har Digisense været i dialog med flere revisorer. En af dem er statsautoriseret revisor hos Deloitte, Gert Rasmussen. Han ønsker ikke at anbefale specifikke systemer, men er enig i analysen af digitaliseringens gevinster, og han ser det som en generel del af sin rådgivning at hjælpe kunderne ud på både en digitaliserings- og effektiviseringsrejse, også i forhold til bilagshåndtering. Samtidig vurderer han, at en manuel løsning på efterlevelse af den nye lovgivning næppe vil være vejen frem for flertallet.

”De fleste i den del af SMV-segmentet, jeg taler om, vil formentlig få behov for software, der kan bakke det op. Her kan lovpakken fra Digisense godt være et bud”, siger Gert Rasmussen.

Beierholm: Begynd at afsøge mulighederne nu

Den opfattelse deler de hos revisionsvirksomheden Beierholm, som Digisense ligeledes har været i dialog med om tilpasningen af systemer og værktøjer til den nye lovgivning.

”Systemet virker gennemtænkt, og det, jeg har set, har jeg fået et meget positivt indtryk af. Så mit indtryk er, at dette her virker”, siger registreret revisor, Ulla Koed, som anbefaler virksomheder at begynde at afsøge mulighederne i god tid, så de er sikre på at stå klar til den nye lovgivning.

Høringsfristen for den nye bogføringslov er netop afsluttet, og loven forventes godkendt i foråret. Ikrafttrædelsen er sat til 1. juli, hvilket i praksis betyder, at loven får virkning for regnskabsmateriale, der vedrører økonomiske transaktioner, der finder sted fra den 1. januar 2023.

FAKTA OM DEN NYE BOGFØRINGSLOV

De væsentligste ændringer i forhold til den gældende bogføringslov er:

• Krav om digital opbevaring af regnskabsmaterialet samt en sikkerhedskopi heraf. Kravet gælder ikke virksomheder med personlig hæftelse med nettoomsætning, der i de seneste to seneste indkomstår ikke har overskrevet 300.000 kr.
• Hjemmel til at Erhvervsstyrelsen kan gennemføre en risikobaseret bogføringskontrol af virksomheder, der ikke har indsendt deres første årsrapport og virksomheder, der har fravalgt revision.
• Forenklede krav til virksomheders beskrivelse af deres procedurer for registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale.
• Definitionen af regnskabsmateriale udvides til at omfatte dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.
• Indførsel af et markant forhøjet bødeniveau med mulighed for bøder op til 1,5 mio.kr., hvis virksomheden hverken kan stille det originale, digitale regnskabsmateriale eller den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndigheder, der har hjemmel til indsigt heri.

Kilde: Deloitte

FAKTA OM LØSNINGEN FRA DIGISENSE

• Mulighed for digitalisering af kreditor- og udlægs-/kassebilag
• Mulighed for tilføjelse af øvrige eksterne bilag
• App til fotos af fysiske bilag
• Værktøj til dataløft af mails med PDF-fakturaer
• EAN/GLN-nummer til modtagelse af e-fakturaer
• Automatisk journalisering
• Kontrolspor fra modtagelse til bogføring
• Digital opbevaring af bilag i minimum 5 år
• Daglig sikkerhedskopi af bilag
• Online revisor-adgang
• Direkte link fra dit økonomisystem til det omhandlende bilag i arkivet (kun ved integration til ERP)
• Dokumentation til den obligatoriske beskrevne bogføringsprocedure
• Se mere og beregn pris på digisense.dk/lovpakken