Værkstedskæde efter indfasning af nyt modul til digitalisering: ”Det frigiver sindssygt meget tid”

At få mere end 100 biler gennem værkstederne om dagen, kræver effektive processer. Og Ketner, som er blandt Danmarks største Bosch Car serviceværksteder, lover kunderne ingen ventetid, så der er ikke plads til meget slinger i valsen. En af de mindre synlige forudsætninger for effektiv reparation er, at papirarbejdet fungerer, og det har Ketner gjort en særlig indsats for at tackle.

”Når man som os servicerer alle bilmærker, er det ikke muligt at have alt på lager, så vi er ude at shoppe rigtig mange steder. Det giver et meget stort papirarbejde, som både er tidskrævende og har en indbygget fejlrisiko. Den udfordring besluttede vi at prøve at løse med IT, og det har vist sig at give rigtig mange fordele”, siger Ketners økonomichef, Henrik Thomsen.

Systemet skulle passe til autobranchen

På opfordring fra sin IT-systemleverandør Helios tog Henrik Thomsen et møde med virksomheden Digisense, der automatiserer regnskabssystemer. Han brugte en hel dag i selskab med dem, før han besluttede sig. Han ville være sikker på, at de kunne levere noget, der passede til autobranchen.

”Styring af leverandørfakturaer er en meget stor ting for os. Det fylder mere og fungerer anderledes end i andre brancher. Digisense, som Helios anbefalede, er ganske vist specialiserede i regnskabssystemer, men jeg ville sikre mig, at det også kunne tilpasses vores branches ret specielle behov”, siger Henrik Thomsen.

Automatiserer hele processen

Resultatet blev en vellykket integration af Helios og Digisense, som automatiserer hele processen fra en bil kommer ind, til de specifikke reservedele bestilles, prissættes og til sidst havner det rette sted i regnskabet og, ikke mindst, på kundens faktura.

”Systemet finder automatisk alle relevante data og gør det hele klar, så det eneste, vi skal gøre, er at kontrollere og godkende. På det billede, vi godkender, har Digiflow, som softwaren hedder, fundet både varenumre, varetekster og sagsnummer, og så lander det hos den medarbejder, som håndterer ordren”, forklarer Henrik Thomsen.

En afledt effekt af systemet er, at selvsamme medarbejder kan godkende bilaget, hvor det før f.eks. kunne blive godkendt af en lagermedarbejder, som ikke nødvendigvis kendte til, hvad der specifikt var blevet aftalt af priser med leverandøren.

”Før var der nogen, der godkendte ”på vegne af”. Det var der en lille fare i, for hvis en værkfører har aftalt, at en reservedel skal koste 800 kroner, og der så kommer en faktura, hvor den koster 1.000, kunne det slippe igennem, fordi det, så at sige, var en forkert mand, der godkendte bilaget. Den slags er helt væk nu”, siger Henrik Thomsen.

God og nem implementering

Ifølge Henrik Thomsen har systemet været nemt at implementere, og han er i dag ikke i tvivl om, at det har været investeringen værd.

”Det har været en god og nem proces. Digiflow frigiver sindssygt meget tid, hvilket er vigtigt for os. Vi kører jo konceptet ”Ingen ventetid”, og det sætter os selv under et pres, som vi selvfølgelig skal leve op til”, siger Henrik Thomsen.

Nemt for andre at bruge

Fra Helios’ side er daglig leder Henrik Sivertsen både glad og taknemmelig for den tid og energi, Ketner har lagt i at vride alle fordele ud af systemet. Fordi integrationen mellem Helios og Digisense nu er udviklet og testet af et dygtigt og respekteret værksted er det nemt for andre at bruge det, hvis de vil. 

”Henrik Thomsen og Digisense har brugt meget tid på at finde ud af, hvad det præcis er, branchen har savnet. Det betyder, at den digitaliseringsrejse, Ketner med stor dygtighed har begivet sig ud på, kommer store dele af branchen til gavn. Dem, der vælger løsningen, kan nyde godt af frugterne af arbejdet og skal kun bruge en brøkdel tid og kræfter på det. Ketner har lavet et stort arbejde – du kan sige, at de har taget det tunge slæb og vist, hvordan man virkelig kan optimere papirgangen på sit værksted”, siger Henrik Sivertsen. Læs mere om systemet her: Digiflow til Helios.

FAKTA

• Ketner er et af Danmarks største Bosch Car Serviceværksteder og landets største dieselcenter.

• Virksomheden blev etableret i 1959 i Aalborg af Søren Larsen, i folkemunde kaldet ”Diesel-Søren”. I 2014 overtages det velkendte firma Ketner og dermed var grundlaget for en ny værkstedskæde født.

• Ketner har værksteder i Aalborg, Aarhus, Holstebro, Herning og Kolding

• De benytter IT-systemet Helios og har i samarbejde med virksomheden Digisense integreret systemet Digiflow, som udrydder tidskrævende regnskabsprocesser og fejl hos virksomheder i autobranchen