Ombudsmanden: Myndighederne skal have øje for samspillet mellem it-systemer
I to nye undersøgelser har Folketingets Ombudsmand set nærmere på skattemyndighedernes udvikling af it-systemer.
Undersøgelserne angår, hvordan der ved udviklingen af offentlige it-systemer tages højde for forvaltningsretlige regler og rettigheder, f.eks. om partshøring og partsrepræsentation. Et fælles tema i undersøgelserne har været, hvordan forvaltningsretten efterleves i samspillet mellem it-systemer.
Offentlige it-systemer indgår i et komplekst samspil
Den ene undersøgelse angår it-systemet ”Deleøkonomisk Indberetningsløsning”, der understøtter beskatningen af indtægter fra deleøkonomien i Danmark. Via dette it-system skal virksomheder, der formidler udlejning af f.eks. bolig eller bil, indberette udlejerens lejeindtægter.
I Deleøkonomisk Indberetningsløsning træffes der ikke afgørelser. Men andre af Skatteforvaltningens it-systemer og andre myndigheder kan trække oplysninger fra indberetningsløsningen og bruge dem til bl.a. årsopgørelser, beregning af pension og offentlige tilskud. Indberetningsløsningen indgår dermed i en kæde af it-systemer mv., hvor oplysningerne fra systemet bruges i forskellige sammenhænge, herunder i afgørelser over for borgerne.
”Når myndighederne udvikler nye it-systemer, er det vigtigt, at de tænker forvaltningsretten ind i arbejdet fra starten. Og her kan myndighederne ikke nøjes med at se på det enkelte it-system, men må tage hensyn til den helhed, som systemet skal indgå i. Kun på den måde kan det sikres, at reglerne i sidste ende bliver efterlevet,” siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen burde derfor ifølge ombudsmanden have haft større fokus på samspillet med andre it-systemer mv., da styrelsen udviklede Deleøkonomisk Indberetningsløsning – herunder om der var forvaltningsretlige krav om f.eks. partshøring, som it-systemet skulle være med til at opfylde, selv om der ikke skulle træffes afgørelser i systemet.
Ombudsmanden konstaterer herudover, at retten til partsrepræsentation ikke var tænkt ind fra start ved udviklingen af indberetningsløsningen. Tværtimod blev der truffet beslutning om, at der skulle idriftsættes et nyt it-system, som styrelsen vidste ikke tog højde for lovgivningens krav om ret til partsrepræsentation. Det finder ombudsmanden meget beklageligt. Han har bedt Udviklings- og Forenklingsstyrelsen om at underrette ham om status for implementeringen af planlagte løsninger til sikring af adgangen til partsrepræsentation.
Endelig peger ombudsmanden på, at der kan være behov for f.eks. dialog og koordinerende samarbejde mellem de involverede myndigheder for at kunne vurdere, hvordan sager behandles og understøttes i samspillet med andre it-systemer mv., og sikre en afdækning af ansvars- og rollefordelingen.
Opgradering af Skatteforvaltningens sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system)
Ombudsmandens anden undersøgelse illustrerer også samspillet mellem it-systemer. Undersøgelsen vedrører opgraderingen af Skatteforvaltningens almindelige ESDH-system. Systemet understøtter sagsbehandling på tværs af forvaltningens syv styrelser og indgår i et samspil med andre it-systemer mv.
”Også ved opgradering af et eksisterende it-system skal myndighederne huske forvaltningsretten. Det gælder tillige, når de følger op på systemets funktion, efter at det er sat i drift – om nødvendigt med inddragelse af andre myndigheder, som systemet indgår i samspil med,” siger Niels Fenger.
Ombudsmandens fokus på digitalisering
De to undersøgelser er lavet som et led i ombudsmandens fokus på, at myndighederne tager højde for forvaltningsretlige regler i forbindelse med udviklingen af et it-system. Arbejdet er forankret i Ombudsmandens Skattekontor, hvor digitaliseringen hos skattemyndighederne er gjort til et særligt tema.
Læs redegørelsen om Deleøkonomisk Indberetningsløsning.
Læs redegørelsen om opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system.
FAKTA
Deleøkonomisk Indberetningsløsning er en it-løsning, som virksomheder (deleøkonomiske platforme og udlejningsbureauer), der formidler udlejning for en skattepligtig af bolig, køretøj mv. eller båd, skal bruge til at indberette den skattepligtiges lejeindtægter til skattemyndighederne.
Når den skattepligtige udlejer aktiverne gennem disse virksomheder, der indberetter lejeindtægterne til skattemyndighederne, opnår den skattepligtige et forhøjet bundfradrag. Det følger af reglerne i ligningslovens §§ 15 O, 15 Q og 15 R sammenholdt med skatteindberetningslovens § 43.
Ved opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) er forvaltningens syv styrelser – Administrations- og Servicestyrelsen, Gældsstyrelsen, Motorstyrelsen, Skattestyrelsen, Toldstyrelsen, Vurderingsstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen – overgået fra det tidligere benyttede it-system WorkZone/Captia til systemet WorkZone Client. Systemet understøtter bl.a. sagsbehandling – ofte på tværs af den enkelte styrelse og på tværs af flere styrelser – hvor der træffes afgørelser over for borgere og virksomheder.
Læs mere om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer (overblik #13) og om partsrettigheder og offentlige it-systemer (overblik #12) i Myndighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside.
Kontakter
Folketingets Ombudsmand Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91
Souschef Stephan Andreas Damgaard, tlf. 33 13 25 12
Information om Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.
Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.
Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Ombudsmanden orienterer Folketinget om bekymrende sagsbehandlingstider i aktindsigtssager hos sundhedsmyndighederne23.6.2022 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Folketingets Ombudsmand har fulgt udviklingen i sagsbehandlingstiderne på aktindsigtsområdet i Sundhedsministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed under COVID-19 epidemien. Den seneste status fra Sundhedsministeriet for 2. halvår 2021 viser, at myndighederne – og især ministeriet og Statens Serum Institut – fortsat har haft store udfordringer med at overholde sagsbehandlingsfristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. ”Sundhedsmyndighedernes lange sagsbehandlingstider i aktindsigtssager betyder i praksis, at nogle sager bliver behandlet så sent, at bl.a. mediernes mulighed for at overvåge og formidle aktuelle problemstillinger er reelt udfordret. Derfor finder jeg situationen så bekymrende, at jeg har valgt at orientere Folketinget om situationen”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger. Af den seneste status fra myndighederne fremgår det, at Sundhedsministeriet ved årsskiftet havde 125 verserende aktindsigtssager med en gennemsnitlig foreløbig
Begrænsninger i en myndigheds it-system retfærdiggør ikke, at breve til forældre sendes til mindreårige børn22.6.2022 13:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Når Region Sjælland skriver til forældre med information om behandling af mindreårige børn, sker det ofte i breve, som adresseres til barnet og ikke til forældrene. Det viser en undersøgelse, som ombudsmanden har foretaget. ”Det er efter min opfattelse ikke en lovlig fremgangsmåde at sende breve, der er tiltænkt forældrene, til mindreårige – det gælder, uanset hvordan Sundhedsplatformen er indrettet. I øvrigt kan fremgangsmåden indebære, at barnet sættes i en sårbar position ved direkte at få tilsendt – måske alvorlig – information, som det kan være svært for barnet at forstå eller håndtere uden nødvendigvis at have umiddelbar adgang til støtte fra en voksen”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger. Sundhedsplatformen kan ikke automatisk sende breve til forældrene Region Sjællands fremgangsmåde hænger sammen med, at Sundhedsplatformen ikke har en automatiseret teknisk løsning til at generere breve til forældrene. Derfor kræver det manuelle sagsgange, hvis regionen skal skrive til
It-værktøj til at fremme sagsbehandlingen på beskæftigelsesområdet blev overset20.6.2022 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse
It-systemet, SAPA Advis, som er tilgængeligt for alle landets kommuner, kan bruges til at sikre bl.a., at der gives underretninger om relevante sagsskridt i borgernes sager hos Arbejdsmarkedets Erhvervssikring til kommunerne, så sagerne kan behandles hurtigere og mere effektivt. Og den mulighed er det vigtigt, at kommunerne er opmærksomme på, viser en undersøgelse hos Folketingets Ombudsmand. ”It-systemet er et eksempel på, hvordan digitalt understøttet sagsbehandling kan fremme sagsbehandlingen og nedbringe sagsbehandlingstiden til gavn for de berørte borgere. Men også på, at et systems potentiale kun realiseres, hvis myndighederne rent faktisk er opmærksomme på systemet og gør brug af det”, siger Folketingets Ombudsmand Niels Fenger. Ombudsmanden skrev til Beskæftigelsesministeriet, fordi Gladsaxe Kommune mente, at kommunen ikke havde teknisk mulighed for at bruge den lovhjemlede adgang til at udveksle oplysninger om visse sagsskridt og derved opnå en nemmere og hurtigere sagsbehandl
Hovedansvaret for sagsbehandlingstiden påhviler den myndighed, der skal træffe afgørelse14.6.2022 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Erstatningsnævnet træffer afgørelser om erstatning til ofre for forbrydelser. I den forbindelse kan det være nødvendigt for nævnet at indhente fagkyndige vejledende udtalelser om offerets varige mén og erhvervsevnetab fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Erstatningsnævnet har et ansvar for sagsbehandlingstiden – også når den skyldes, at nævnet afventer en vejledende udtalelse fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. ”Myndigheder kan være forpligtet til at indhente oplysninger fra andre myndigheder for at kunne vurdere en sag. Men det overordnede ansvar for sagsbehandlingstiden ligger stadig hos den myndighed, som skal træffe afgørelse, som derfor skal sørge for at holde hånd i hanke med sagen”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger. Ombudsmanden har som led i undersøgelsen af en konkret sag kritiseret Erstatningsnævnets sagsbehandlingstid på mere end 2 år fra det tidspunkt, hvor nævnet anmodede Arbejdsmarkedets Erhvervssikring om en vejledende udtalelse. Ombudsmanden kritiserede og
Ombudsmandens tilsyn med en tvangsmæssig udsendelse til Iran10.6.2022 10:30:00 CEST | Pressemeddelelse
Folketingets ombudsmand fører tilsyn med myndighedernes tvangsmæssige udsendelser af udenlandske statsborgere, som ikke har lovligt ophold i Danmark. Formålet er at påse, at myndighedernes virksomhed i forbindelse med tvangsmæssige udsendelser foretages med respekt for individet og uden unødig magtanvendelse. Som led i sit tilsyn på området har ombudsmanden fulgt en tvangsudsendelse af en udenlandsk kvinde og to af hendes børn til Iran. Ombudsmanden har i dag afsluttet sin behandling af den pågældende sag og skrevet til Hjemrejsestyrelsen, at ombudsmanden ikke har bemærkninger til det konkrete udsendelsesforløb. Læs ombudsmandens afsluttende brev her FAKTA Efter hjemrejselovens § 19 fører Folketingets Ombudsmand tilsyn med tvangsmæssig udsendelse og kan i den forbindelse være til stede under udsendelsen. Tilsynet udøves i overensstemmelse med lov om Folketingets Ombudsmand. Folketingets Ombudsmand skal ved tilsynet særlig påse, at myndighedernes virksomhed foretages med respekt for ind
I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.
Besøg vores nyhedsrum