Myndigheder skal sikre, at breve til borgerne dateres korrekt
Folketingets Ombudsmand har den seneste tid behandlet flere sager, der har haft det fællestræk, at de handlede om dokumenter, der havde fået forkerte datoangivelser. Enten på grund af it-fejl eller menneskelige fejl eller begge dele.
Det får ombudsmanden til at understrege, at myndighederne skal sikre korrekt datering af deres breve. Det er afgørende for borgernes rettigheder blandt andet i forhold til høringsfrister, klagefrister og andre tidsfrister.
”Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, så borgernes rettigheder bliver overholdt”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.
De konkrete sager
I forbindelse med behandlingen af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at datoen i Energistyrelsens partshøringsbreve ændrede sig til den aktuelle dato ved hver åbning af dokumentet. Desuden var styrelsens afgørelser i nogle tilfælde ikke dateret den dag, hvor afgørelsen blev afsendt. Årsagen var bl.a. styrelsens brug af word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Styrelsen sender nu ikke længere breve som word-filer og sikrer samtidig, at alle breve dateres korrekt.
Breve fra Odense Kommune til en borger var dateret den dag, de blev oprettet i kommunens it-system, i stedet for den dag, de rent faktisk blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, når de sendte brevene afsted. Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen.
En journalist klagede til ombudsmanden over Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med en anmodning om aktindsigt. Journalisten pegede på, at ministeriet havde oprettet et udkast til afgørelse på hans aktindsigtsanmodning den 23. august, men først sendt afgørelsen til ham mere end 2 måneder senere. En undersøgelse viste, at den pågældende afgørelse – og alle andre nyoprettede breve i en næsten 4måneders periode – på grund af en teknisk fejl ved implementeringen af et nyt sagsbehandlingsmodul i ministeriet var blevet registreret som oprettet dagen før implementeringen af det nye modul. I virkeligheden var udkastet til dokumentet blevet oprettet samme dag, som det blev afsendt til journalisten. Ministeriet har oplyst, at oprettelsesdatoen for dokumenter ikke længere registreres automatisk, men udfyldes manuelt, indtil den tekniske fejl er rettet.
FAKTA
Fra overblik #13 i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside om ”Generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”:
”Myndighederne skal sikre dokumentation af alle sagsakter (dokumenter) i form af enten en fysisk kopi af dokumenterne eller ved sikkert og hurtigt fra it-systemet at kunne lave en fuldstændig og nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumenterne. Det vil sige, at der er krav om at sikre ’autentisk kopi’ af dokumenterne i en sag, f.eks. breve udsendt til borgeren. Se bl.a. FOB 2008.79, FOB 2003.686 og FOB 2001.290.
…
Det er derudover af afgørende betydning, at der i it-systemet er sikker dokumentation for, hvornår en myndighed har sendt et brev. Det gælder bl.a. ved beregning af frister, herunder klagefrister. Ved beregning af klagefrister må man kunne gå ud fra, at myndighedens afgørelse afsendes den dag, den er dateret. Fejl vil eksempelvis kunne ske ved manuel håndtering af udgående breve, der af systemet automatisk dateres, men ikke afsendes den dag, hvor systemet har dateret brevet. Se bl.a. FOB 2007.399.
…
Dokumenter, som sendes elektronisk til borgerne, må ikke uden videre kunne ændres efter afsendelsen – hverken i indhold eller datering. Det vil sige, at der er et krav om sikring af et dokuments integritet (originale indhold). Se bl.a. FOB 2009 4-7 (…).”
Kontakter
Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91
Områdechef Susanne Veiga, tlf. 33 13 25 12
Områdechef Jacob Christian Gaardhøje, tlf. 33 13 25 12
Information om Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.
Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.
Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Vigtigt, at myndigheders vejledning ikke kan opfattes som afgørelser eller bindende tilsagn13.3.2023 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
En borger klagede til ombudsmanden over, at Vordingborg Kommune havde nedlagt et forbud mod, at han kunne opføre en kvist på sit hus. Borgeren mente, at en sagsbehandler i kommunen under en telefonsamtale tidligere i forløbet havde givet ham et bindende tilsagn om, at han kunne få en byggetilladelse til kvisten. Sagsbehandleren havde under samtalen oplyst bl.a., at den ansøgte kvist umiddelbart kunne godkendes i sagsbehandlerens afdeling, hvis borgeren tilrettede sin ansøgning på en nærmere bestemt måde. Ombudsmanden kunne ikke kritisere kommunens vurdering af, at der ikke under vejledningssamtalen blev givet husejeren et bindende tilsagn om byggetilladelse til kvisten. Han kunne derfor heller ikke kritisere kommunens forbud mod kvisten. Men sagen illustrerer, at det er vigtigt, at myndigheder er opmærksomme på at sikre, at deres vejledning bliver givet på en måde, så borgerne ikke fejlagtigt opfatter myndighedens udtalelser som afgørelser eller et bindende tilsagn, som de kan støtte r
Udtalelse om borgeres muligheder for frivillig indbetaling til Gældsstyrelsen10.3.2023 10:30:00 CET | Pressemeddelelse
Der har i pressen været omtale af borgere, der ikke har kunnet betale deres gæld til det offentlige, selv om de prøvede på det. Ombudsmanden har også modtaget klager fra borgere, der har fået deres frivillige indbetalinger til Gældsstyrelsen retur. Dette fik ombudsmanden til af egen drift at indlede en undersøgelse af Gældsstyrelsens behandling af borgere, der ikke gives mulighed for at afvikle deres gæld til det offentlige. Ombudsmandens undersøgelse har vist, at Gældsstyrelsen har en fejlramt gældsmasse, der den 31. november 2022 bestod af cirka 15 millioner fordringer til en samlet nominel værdi på omkring 40 milliarder kroner. Oprydningen i denne gældsmasse er en stor opgave, der har medført, at borgere må vente længe på at blive gældfrie i forhold til det offentlige. I mellemtiden står de registreret som skyldnere i det offentlige system med de konsekvenser, det måtte have for dem. Ifølge dagspressen har borgere på grund af relativt små udeståender haft problemer med at optage lån
Arresthuse skal sikre de indsatte adgang til toiletbesøg – også om natten9.3.2023 14:00:00 CET | Pressemeddelelse
De indsatte i arresthusene skal kunne regne med, at de kan komme på toilettet, også om natten, så de f.eks. ikke behøver at bruge urinkolber i deres celler. Det påpeger Folketingets Ombudsmand over for kriminalforsorgen på baggrund af tilsynsbesøg i fem arresthuse i Midt- og Nordjylland. På tilsynsbesøgene talte medarbejdere hos ombudsmanden med indsatte i arresthusene. Flere steder fortalte de indsatte, at der var lang ventetid, hvis man tilkaldte en fængselsbetjent for at komme på toilettet, bl.a. om natten. Nogle havde uopfordret fået udleveret urinkolber, og flere af de indsatte havde indtryk af, at de ikke skulle tilkalde personalet om natten, da det var ubelejligt, fordi der var sparsom bemanding, og personalet skulle sove. ”Indsatte har ret til at komme på toilettet, når de har brug for det. Det kan opleves som ydmygende at blive henvist til f.eks. at bruge urinkolber. Kriminalforsorgen skal derfor sikre, at de indsatte kan komme på toilettet, når de har brug for det”, siger Fol
Ombudsmanden kritiserer idriftsættelse af nyt våbenregister7.3.2023 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
Politiets nye våbenregister blev ikke færdigt inden for den tid, som EU-reglerne krævede. Endvidere satte myndighederne systemet i drift uden at sikre sig, at det var klart. Det gik ud over borgere og virksomheder, der har måttet vente urimeligt længe på at få behandlet deres sager. Ombudsmanden kritiserer nu disse forhold i en udtalelse om etableringen af det nye våbenregister. Han peger navnlig på, at: fristen for implementering af våbendirektiv III blev overskredet med mere end to år våbenregisteret blev sat i drift, uden at myndighederne havde sikret, at systemet kunne understøtte sagsbehandlingen og fungerede korrekt forholdene i forbindelse med idriftsættelsen af det nye våbenregister førte til urimeligt lange sagsbehandlingstider for de berørte borgere og erhvervsdrivende. ”Udviklingen af myndighedernes løsning for at gennemføre EU’s krav til våbenregistrering kom for sent i gang og blev til sidst så tidspresset, at systemet blev sat i drift, selv om man vidste, at det stadig le
Transportministeriet bruger for lang tid på at behandle aktindsigtssager6.3.2023 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
Sagsbehandlingstiden for aktindsigtssager i Transportministeriet er steget markant, viser en ny undersøgelse fra Folketingets Ombudsmand. Hvor ministeriet i 2021 brugte i gennemsnit cirka 12 arbejdsdage på at behandle aktindsigtsanmodninger efter offentlighedsloven, tog det cirka 23 arbejdsdage i 2022. Og hvad angår aktindsigtssager efter miljøoplysningsloven, var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i samme periode steget fra cirka 29 arbejdsdage til cirka 58. Også i forhold til ministeriets behandling af klagesager har der været en negativ udvikling. Her var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid inden for offentlighedsloven steget fra cirka 45 arbejdsdage i 2021 til cirka 68 arbejdsdage sidste år. Ingen af klagesagerne blev i 2022 afsluttet inden for den frist på 20 arbejdsdage, der er offentlighedslovens udgangspunkt. Ved årsskiftet til i år havde ministeriet desuden en række verserende sager efter både offentlighedsloven og miljøoplysningsloven, der allerede havde været længe unde
I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.
Besøg vores nyhedsrum