Folketingets Ombudsmand

Myndigheder skal sikre, at breve til borgerne dateres korrekt

Del

Folketingets Ombudsmand har den seneste tid behandlet flere sager, der har haft det fællestræk, at de handlede om dokumenter, der havde fået forkerte datoangivelser. Enten på grund af it-fejl eller menneskelige fejl eller begge dele.

Det får ombudsmanden til at understrege, at myndighederne skal sikre korrekt datering af deres breve. Det er afgørende for borgernes rettigheder blandt andet i forhold til høringsfrister, klagefrister og andre tidsfrister.

”Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, så borgernes rettigheder bliver overholdt”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.

De konkrete sager

I forbindelse med behandlingen af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at datoen i Energistyrelsens partshøringsbreve ændrede sig til den aktuelle dato ved hver åbning af dokumentet. Desuden var styrelsens afgørelser i nogle tilfælde ikke dateret den dag, hvor afgørelsen blev afsendt. Årsagen var bl.a. styrelsens brug af word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Styrelsen sender nu ikke længere breve som word-filer og sikrer samtidig, at alle breve dateres korrekt.

Breve fra Odense Kommune til en borger var dateret den dag, de blev oprettet i kommunens it-system, i stedet for den dag, de rent faktisk blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, når de sendte brevene afsted. Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen.

En journalist klagede til ombudsmanden over Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med en anmodning om aktindsigt. Journalisten pegede på, at ministeriet havde oprettet et udkast til afgørelse på hans aktindsigtsanmodning den 23. august, men først sendt afgørelsen til ham mere end 2 måneder senere. En undersøgelse viste, at den pågældende afgørelse – og alle andre nyoprettede breve i en næsten 4måneders periode – på grund af en teknisk fejl ved implementeringen af et nyt sagsbehandlingsmodul i ministeriet var blevet registreret som oprettet dagen før implementeringen af det nye modul. I virkeligheden var udkastet til dokumentet blevet oprettet samme dag, som det blev afsendt til journalisten. Ministeriet har oplyst, at oprettelsesdatoen for dokumenter ikke længere registreres automatisk, men udfyldes manuelt, indtil den tekniske fejl er rettet.

FAKTA

Fra overblik #13 i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside om ”Generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”:

”Myndighederne skal sikre dokumentation af alle sagsakter (dokumenter) i form af enten en fysisk kopi af dokumenterne eller ved sikkert og hurtigt fra it-systemet at kunne lave en fuldstændig og nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumenterne. Det vil sige, at der er krav om at sikre ’autentisk kopi’ af dokumenterne i en sag, f.eks. breve udsendt til borgeren. Se bl.a. FOB 2008.79FOB 2003.686 og FOB 2001.290.

Det er derudover af afgørende betydning, at der i it-systemet er sikker dokumentation for, hvornår en myndighed har sendt et brev. Det gælder bl.a. ved beregning af frister, herunder klagefrister. Ved beregning af klagefrister må man kunne gå ud fra, at myndighedens afgørelse afsendes den dag, den er dateret. Fejl vil eksempelvis kunne ske ved manuel håndtering af udgående breve, der af systemet automatisk dateres, men ikke afsendes den dag, hvor systemet har dateret brevet. Se bl.a. FOB 2007.399.

Dokumenter, som sendes elektronisk til borgerne, må ikke uden videre kunne ændres efter afsendelsen – hverken i indhold eller datering. Det vil sige, at der er et krav om sikring af et dokuments integritet (originale indhold). Se bl.a. FOB 2009 4-7 (…).”

Kontakter

Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91


Områdechef Susanne Veiga, tlf. 33 13 25 12


Områdechef Jacob Christian Gaardhøje, tlf. 33 13 25 12

Information om Folketingets Ombudsmand

Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand
Gammeltorv 22
1457 København K

+45 3313 2512https://www.ombudsmanden.dk/

Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.

 

Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand

Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.

Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand

Kommuner kan ikke kræve, at borgere skal klage digitalt over parkeringsafgifter25.5.2023 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse

Da en borger sendte en mail til Lyngby-Taarbæk Kommune for at klage over en parkeringsafgift, fik han et autosvar om, at klagen skulle indgives via en digital selvbetjeningsløsning på kommunens hjemmeside. Det samme fremgik af kommunens hjemmeside. Ombudsmanden rejste på den baggrund over for kommunen spørgsmål om grundlaget for et sådant krav. Under sagens behandling ændrede kommunen vejledningen på hjemmesiden, så det fremgik, at en klage over en parkeringsafgift enten skulle indgives via selvbetjeningsløsningen eller via mail. De krav kan kommunen imidlertid ikke stille. Ombudsmanden har i sagen udtalt, at borgerne – hvis der ikke i lovgivningen er fastsat særlige formkrav – må klage i den form, de selv ønsker, så længe kommunerne rent teknisk kan modtage klagen. ”Der er ikke i lovgivningen grundlag for at kræve, at klager over parkeringsafgifter skal indgives på en bestemt måde. Det offentliges vejledning skal selvsagt være retvisende. En kommune må derfor ikke give borgerne det in

SIRI ændrer digitalt ansøgningsskema efter ombudsmandsudtalelse15.5.2023 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse

Når en udlænding søger om opholdstilladelse i Danmark efter arbejdsmarkedstilknytningsordningen, skal vedkommende benytte et digitalt ansøgningsskema på Styrelsen for International Rekruttering og Integrations (SIRI’s) hjemmeside. I skemaet skal ansøgeren blandt andet indtaste sit pasnummer og passets udløbsdato. Hvis felterne ikke udfyldes, kan skemaet ikke indsendes. Det er imidlertid ikke en betingelse for at få opholdstilladelse efter arbejdsmarkedstilknytningsordningen, at man er i besiddelse af et gyldigt pas. Derfor bad ombudsmanden i marts i år SIRI om at sørge for, at også udlændinge uden et gyldigt pas har mulighed for at ansøge. SIRI har nu besluttet at ændre det digitale ansøgningsskema, som skal anvendes af udlændinge, der søger om opholdstilladelse i Danmark efter arbejdsmarkedstilknytningsordningen. Ændringen betyder, at det fremover ikke vil være obligatorisk at indtaste pasnummer og oplysninger om passets udløbsdato i skemaet. Det vil hjælpe de udlændinge, der ønsker a

Pædagogiske tiltag på sikrede døgninstitutioner må ikke være for vidtgående27.4.2023 11:15:00 CEST | Pressemeddelelse

I forbindelse med sine tilsynsbesøg på de sikrede døgninstitutioner Grenen og Koglen i Region Midtjylland rejste ombudsmanden en sag af egen drift for at få klarhed over, om institutionernes brug af visse pædagogiske tiltag var i overensstemmelse med voksenansvarsloven. Ombudsmandens undersøgelse konkluderer, at pædagogiske tiltag i form af pædagogiske udviklingsforløb og ”time out” kan tages i brug, når børn og unge overtræder visse regler i husordenen på en sikret døgninstitution. Det forudsætter dog, at der foretages en konkret og individuel vurdering, ligesom en række andre krav skal være opfyldt, herunder eksempelvis hvis der foretages en vis afsondring af børnene og de unge. Og der kan ikke stilles krav om, at børnene og de unge skal bruge en kaldeknap og afvente personalet, før de må forlade deres værelse i dagtimerne. ”Anbragte børn og unge skal mødes med omsorg og socialpædagogiske indsatser. Og de pædagogiske tiltag på de sikrede døgninstitutioner skal være i overensstemmelse

Ligebehandlingsnævnet ændrer praksis og afviser ikke længere sene klager26.4.2023 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse

Ligebehandlingsnævnet har gennem årene afvist at behandle en række klager over ulovlig forskelsbehandling, fordi borgerne efter nævnets opfattelse havde sendt deres klage til nævnet for sent til, at de kunne få godtgørelse. Nævnet tog altså kun stilling til, om borgernes eventuelle krav på godtgørelse var forældet eller bortfaldet, og ikke til, om de havde været udsat for ulovlig forskelsbehandling. De berørte borgere får nu mulighed for at få genoptaget deres sager og få nævnets stillingtagen til, om de har været udsat for ulovlig forskelsbehandling. Det sker, efter ombudsmanden stillede spørgsmål til nævnets afgørelse i en konkret sag fra Slagelse. Her havde nævnet afvist at behandle en klage over påstået ulovlig forskelsbehandling i en lokal skytteforening ud fra betragtninger om såkaldt ”retsfortabende passivitet”. Borgeren havde klaget til nævnet, ca. et år efter at borgeren mente at have været udsat for ulovlig forskelsbehandling. Ombudsmanden bad nævnet om at forklare baggrunden

Ombudsmanden undersøger sagsbehandlingstid på 9 år hos Skattestyrelsen20.4.2023 11:10:30 CEST | Pressemeddelelse

Skattestyrelsen har indtil videre været 9 år om at behandle en række sager om mulig tilbagebetaling af moms som følge af en EU-dom, der blev afsagt i marts 2014. På den baggrund indleder ombudsmanden nu en undersøgelse af styrelsens sagsbehandlingstid. ”Det er vigtigt, at sager både behandles ordentligt og ikke trækker unødigt ud. Jeg har derfor nu bedt Skattestyrelsen om at oplyse nærmere om baggrunden for den meget lange sagsbehandlingstid og om, hvornår sagerne kan forventes at være afsluttet”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger. Sagens baggrund EU-Domstolen afsagde i marts 2014 dom i en sag om momsfritagelse vedrørende forvaltning af investeringsforeninger. Efter dommen anmodede en række pensionskasser og deres leverandører Skattestyrelsen om tilbagebetaling af moms. Anmodningerne har genereret 925 sager hos styrelsen. Ved udgangen af februar 2022 havde styrelsen afsluttet 219 sager og taget 359 sager under behandling. I 347 sager var sagsbehandlingen ikke påbegyndt. Ombud

I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.

Besøg vores nyhedsrum