Myndigheder skal sikre, at breve til borgerne dateres korrekt

Folketingets Ombudsmand har den seneste tid behandlet flere sager, der har haft det fællestræk, at de handlede om dokumenter, der havde fået forkerte datoangivelser. Enten på grund af it-fejl eller menneskelige fejl eller begge dele.

Det får ombudsmanden til at understrege, at myndighederne skal sikre korrekt datering af deres breve. Det er afgørende for borgernes rettigheder blandt andet i forhold til høringsfrister, klagefrister og andre tidsfrister.

”Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, så borgernes rettigheder bliver overholdt”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.

De konkrete sager

I forbindelse med behandlingen af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at datoen i Energistyrelsens partshøringsbreve ændrede sig til den aktuelle dato ved hver åbning af dokumentet. Desuden var styrelsens afgørelser i nogle tilfælde ikke dateret den dag, hvor afgørelsen blev afsendt. Årsagen var bl.a. styrelsens brug af word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Styrelsen sender nu ikke længere breve som word-filer og sikrer samtidig, at alle breve dateres korrekt.

Breve fra Odense Kommune til en borger var dateret den dag, de blev oprettet i kommunens it-system, i stedet for den dag, de rent faktisk blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, når de sendte brevene afsted. Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen.

En journalist klagede til ombudsmanden over Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med en anmodning om aktindsigt. Journalisten pegede på, at ministeriet havde oprettet et udkast til afgørelse på hans aktindsigtsanmodning den 23. august, men først sendt afgørelsen til ham mere end 2 måneder senere. En undersøgelse viste, at den pågældende afgørelse – og alle andre nyoprettede breve i en næsten 4måneders periode – på grund af en teknisk fejl ved implementeringen af et nyt sagsbehandlingsmodul i ministeriet var blevet registreret som oprettet dagen før implementeringen af det nye modul. I virkeligheden var udkastet til dokumentet blevet oprettet samme dag, som det blev afsendt til journalisten. Ministeriet har oplyst, at oprettelsesdatoen for dokumenter ikke længere registreres automatisk, men udfyldes manuelt, indtil den tekniske fejl er rettet.

FAKTA

Fra overblik #13 i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside om ”Generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”:

”Myndighederne skal sikre dokumentation af alle sagsakter (dokumenter) i form af enten en fysisk kopi af dokumenterne eller ved sikkert og hurtigt fra it-systemet at kunne lave en fuldstændig og nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumenterne. Det vil sige, at der er krav om at sikre ’autentisk kopi’ af dokumenterne i en sag, f.eks. breve udsendt til borgeren. Se bl.a. FOB 2008.79, FOB 2003.686 og FOB 2001.290.

…

Det er derudover af afgørende betydning, at der i it-systemet er sikker dokumentation for, hvornår en myndighed har sendt et brev. Det gælder bl.a. ved beregning af frister, herunder klagefrister. Ved beregning af klagefrister må man kunne gå ud fra, at myndighedens afgørelse afsendes den dag, den er dateret. Fejl vil eksempelvis kunne ske ved manuel håndtering af udgående breve, der af systemet automatisk dateres, men ikke afsendes den dag, hvor systemet har dateret brevet. Se bl.a. FOB 2007.399.

…

Dokumenter, som sendes elektronisk til borgerne, må ikke uden videre kunne ændres efter afsendelsen – hverken i indhold eller datering. Det vil sige, at der er et krav om sikring af et dokuments integritet (originale indhold). Se bl.a. FOB 2009 4-7 (…).”