Myndigheder skal sikre, at breve til borgerne dateres korrekt
14.3.2023 12:45:00 CET | Folketingets Ombudsmand | Pressemeddelelse
Folketingets Ombudsmand har den seneste tid behandlet flere sager, der har haft det fællestræk, at de handlede om dokumenter, der havde fået forkerte datoangivelser. Enten på grund af it-fejl eller menneskelige fejl eller begge dele.
Det får ombudsmanden til at understrege, at myndighederne skal sikre korrekt datering af deres breve. Det er afgørende for borgernes rettigheder blandt andet i forhold til høringsfrister, klagefrister og andre tidsfrister.
”Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, så borgernes rettigheder bliver overholdt”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.
De konkrete sager
I forbindelse med behandlingen af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at datoen i Energistyrelsens partshøringsbreve ændrede sig til den aktuelle dato ved hver åbning af dokumentet. Desuden var styrelsens afgørelser i nogle tilfælde ikke dateret den dag, hvor afgørelsen blev afsendt. Årsagen var bl.a. styrelsens brug af word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Styrelsen sender nu ikke længere breve som word-filer og sikrer samtidig, at alle breve dateres korrekt.
Breve fra Odense Kommune til en borger var dateret den dag, de blev oprettet i kommunens it-system, i stedet for den dag, de rent faktisk blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, når de sendte brevene afsted. Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen.
En journalist klagede til ombudsmanden over Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med en anmodning om aktindsigt. Journalisten pegede på, at ministeriet havde oprettet et udkast til afgørelse på hans aktindsigtsanmodning den 23. august, men først sendt afgørelsen til ham mere end 2 måneder senere. En undersøgelse viste, at den pågældende afgørelse – og alle andre nyoprettede breve i en næsten 4måneders periode – på grund af en teknisk fejl ved implementeringen af et nyt sagsbehandlingsmodul i ministeriet var blevet registreret som oprettet dagen før implementeringen af det nye modul. I virkeligheden var udkastet til dokumentet blevet oprettet samme dag, som det blev afsendt til journalisten. Ministeriet har oplyst, at oprettelsesdatoen for dokumenter ikke længere registreres automatisk, men udfyldes manuelt, indtil den tekniske fejl er rettet.
FAKTA
Fra overblik #13 i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside om ”Generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”:
”Myndighederne skal sikre dokumentation af alle sagsakter (dokumenter) i form af enten en fysisk kopi af dokumenterne eller ved sikkert og hurtigt fra it-systemet at kunne lave en fuldstændig og nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumenterne. Det vil sige, at der er krav om at sikre ’autentisk kopi’ af dokumenterne i en sag, f.eks. breve udsendt til borgeren. Se bl.a. FOB 2008.79, FOB 2003.686 og FOB 2001.290.
…
Det er derudover af afgørende betydning, at der i it-systemet er sikker dokumentation for, hvornår en myndighed har sendt et brev. Det gælder bl.a. ved beregning af frister, herunder klagefrister. Ved beregning af klagefrister må man kunne gå ud fra, at myndighedens afgørelse afsendes den dag, den er dateret. Fejl vil eksempelvis kunne ske ved manuel håndtering af udgående breve, der af systemet automatisk dateres, men ikke afsendes den dag, hvor systemet har dateret brevet. Se bl.a. FOB 2007.399.
…
Dokumenter, som sendes elektronisk til borgerne, må ikke uden videre kunne ændres efter afsendelsen – hverken i indhold eller datering. Det vil sige, at der er et krav om sikring af et dokuments integritet (originale indhold). Se bl.a. FOB 2009 4-7 (…).”
Kontakter
Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91
Områdechef Susanne Veiga, tlf. 33 13 25 12
Områdechef Jacob Christian Gaardhøje, tlf. 33 13 25 12
Information om Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.
Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.
Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Behov for øget fokus på dialog mellem retspsykiatriske afdelinger og kommuner i forbindelse med udskrivning af patienter6.2.2026 09:00:00 CET | Pressemeddelelse
Folketingets Ombudsmand har i 2025 besøgt landets otte retspsykiatriske afdelinger. I sin netop offentliggjorte temarapport sammenfatter ombudsmanden resultaterne af temabesøgene og kommer med en række generelle anbefalinger. Et af de forhold, som ombudsmanden havde fokus på under besøgene, var de retspsykiatriske afdelingers arbejde med at sikre, at patienter med behandlings- og anbringelsesdomme ikke er indlagt i længere tid end nødvendigt. Ombudsmanden konkluderer, at både ledelse og personale generelt har fokus på at sikre, at indlæggelsen ikke udstrækkes længere end nødvendigt, og at overvejelser herom indgår i arbejdet med patienternes behandling. Men ombudsmanden modtog også oplysninger, der indikerede, at der kan være risiko for, at nogle patienter er indlagt i længere tid, end der behandlingsmæssigt er grundlag for. Bl.a. kan forskellige vurderinger af patienternes behov i relation til f.eks. bolig og støtte efter udskrivning og dialogen herom risikere at få betydning for indl
Københavns Kommune handlede ikke med respekt for folkeskolelærers ytringsfrihed4.2.2026 10:30:00 CET | Pressemeddelelse
Københavns Kommune indkaldte en lærer til en tilrettevisningssamtale, efter at hun havde givet et interview til en avisartikel med overskriften ”Lærer fik hjernerystelse og blå mærker efter slag: ’Som at være i en krigszone’”. Interviewet handlede om hendes oplevelse med voldelig elevadfærd på den skole, hvor hun tidligere var ansat, og om hendes perspektiver på elevers adfærdsproblemer mere generelt. Ombudsmanden har undersøgt kommunens håndtering af sagen, herunder omstændighederne omkring tilrettevisningssamtalen. Under samtalen fik hun en tilrettevisning, og hun blev i samme forbindelse bl.a. opfordret til at holde lav profil med hensyn til kontakt med pressen. Kommunen har efterfølgende tilkendegivet, at denne opfordring var yderst beklagelig, hvilket ombudsmanden selvsagt er enig i. Ombudsmanden konkluderer også, at kommunens håndtering ikke skete med respekt for – og anerkendelse af – hendes ytringsfrihed. ”Offentligt ansatte har en nu lovfæstet ret til at gøre brug af deres ytr
Udlændingestyrelsen ændrer praksis i sager om fremmedpas3.2.2026 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
Udlændingestyrelsen ændrer praksis i sin behandling af sager om udstedelse af fremmedpas. Ændringen har betydning for bl.a. ansøgninger fra statsborgere fra Belarus. Det sker, efter ombudsmanden har spurgt til praksis. Ændringen betyder, at Udlændingestyrelsen ikke længere automatisk afslår ansøgninger om fremmedpas, når ansøgeren er i besiddelse af et nationalitetspas, hvis gyldighedsperiode overstiger den forventede sagsbehandlingstid. Fremadrettet vil styrelsen behandle ansøgningerne og tage stilling til, om ansøgerne kan tildeles et fremmedpas, når deres nationalitetspas er udløbet, medmindre nationalitetspasset har en gyldighed, der væsentligt overstiger den forventede sagsbehandlingstid. Ombudsmanden er tilfreds med denne ændring. ”Som udgangspunkt er der jo ingen grund til at afslå ansøgninger om fremmedpas fra bl.a. borgere fra Belarus, fordi ansøgeren har et nationalitetspas, hvis nationalitetspasset vil være udløbet – eller tæt på at udløbe – når myndighedens afgørelse foreli
Dokumenter om justitsministers bogprojekt var ikke interne27.1.2026 11:00:00 CET | Pressemeddelelse
To journalister bad Justitsministeriet om aktindsigt i dokumenter vedrørende justitsministerens bog ”Der er noget, vi skal tale om.” Justitsministeriet afslog at udlevere en række dokumenter med henvisning til, at der var tale om interne dokumenter i ministeriet, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1. Det gjaldt bl.a. nogle dokumenter, der var udvekslet mellem justitsministeren og hans særlige rådgiver på den ene side og det almindelige embedsværk på den anden side. I forbindelse med ombudsmandens undersøgelse af sagen oplyste Justitsministeriet, at justitsministeren havde udarbejdet og udgivet bogen alene i sin egenskab af privatperson og partipolitiker. Ombudsmanden udtaler på den baggrund, at dokumenter, der er udvekslet udelukkende til brug for justitsministerens bogprojekt, efter hans opfattelse ikke kan anses som interne dokumenter. Det skyldes, at justitsministeren – og den særlige rådgiver, når denne bistår ministeren med bogprojektet – ikke kan anses at agere som en del
Ombudsmanden vil se på forholdene for akutanbragte børn og unge23.1.2026 10:02:30 CET | Pressemeddelelse
Børn og unge, der er akut anbragt uden for hjemmet, udgør en sårbar gruppe. De er ofte med kort varsel blevet fjernet fra deres vante omgivelser og ved måske ikke, hvor de skal bo på sigt, hvem der skal tage sig af dem, eller hvor de skal gå i daginstitution eller skole. I 2026 vil ombudsmanden som tema for sine tilsynsbesøg på børneområdet se på de sociale tilbud, som kommunerne anvender, når der er akut behov for at anbringe et barn eller en ung. Ombudsmanden vil både besøge tilbud, der er godkendt af socialtilsynet, og ikke-godkendte tilbud, hvor kommunerne ifølge de nugældende regler må placere et barn eller en ung i op til seks uger. ”Børn og unge, der anbringes akut uden for hjemmet, er i en situation, hvor deres tilværelse ofte vil blive vendt op og ned, og som må anses for både utryg og uvis. I mine tilsyn i år vil jeg undersøge de rammer, som akutanbragte børn og unge befinder sig i, og om de behandles værdigt og hensynsfuldt og i overensstemmelse med deres rettigheder”, siger
I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.
Besøg vores nyhedsrum