Ministeriums afgrænsning af aktindsigtsanmodning i Rwanda-sag var for snæver

Udlændinge- og Integrationsministeriet får kritik for sin afgrænsning af en aktindsigtsanmodning fra en journalist. Det er konklusionen i en ny udtalelse fra ombudsmanden.

”Når en myndighed behandler en anmodning om aktindsigt, er det myndighedens ansvar at fortolke og afgrænse anmodningen, så det loyalt reflekterer det, som ansøgeren ønsker. I denne sag mener jeg ikke, at der kunne være tvivl om, at ministeriets afgrænsning var for snæver,” siger ombudsmand Niels Fenger.

Eventuelle oplysninger om en dansk asylfacilitet i Rwanda

I foråret 2021 var der i flere medier omtale af et muligt asylsamarbejde mellem Danmark og Rwanda. Sagen hos ombudsmanden begyndte, da en journalist bad Udlændinge- og Integrationsministeriet om aktindsigt i eventuelle oplysninger om en mulig dansk asylfacilitet i Rwanda, lige fra indledende forberedelser frem til eventuelle aftaleudkast mv.

Ministeriet fortolkede anmodningen om aktindsigt, så den kun vedrørte eventuelle oplysninger om forholdsvist konkretiserede forberedelser og drøftelser mv. med Rwanda. Og ud fra den fortolkning fandt ministeriet ikke dokumenter, som var omfattet af anmodningen.

Ombudsmanden mente, at der ikke med rimelighed kunne være tvivl om, at ministeriets afgrænsning var for snæver i forhold til en naturlig forståelse af anmodningen. Ombudsmanden kritiserede derfor afgrænsningen. Det kunne ikke ændre ved ombudsmandens vurdering, at ministeriet havde beskrevet sin afgrænsning i afgørelsen.

Efter en uddybet anmodning fra journalisten afslog ministeriet at be- eller afkræfte, om ministeriet havde relevante dokumenter. I den nye afgørelse henviste ministeriet til hensynet til fortrolighed omkring eventuelle internationale drøftelser om placering af en asylfacilitet i udlandet. Den vurdering kunne ombudsmanden ikke kritisere.

Læs ombudsmandens redegørelse.

Fakta

Afgrænsning af en aktindsigtsanmodning

Aktindsigtssager starter med et ønske om at se en myndigheds dokumenter om en sag eller et emne. Anmodningen er udgangspunktet for aktindsigtssagen. Ud fra anmodningen skal myndigheden finde de dokumenter frem, som den mener, at ansøgeren er interesseret i at få aktindsigt i (afgrænsning af anmodningen). Det er dermed de dokumenter, som myndigheden skal vurdere, om der – helt eller delvist – kan gives aktindsigt i efter reglerne i offentlighedsloven.

Afgrænsningen af en aktindsigtsanmodning skal tage udgangspunkt i en naturlig forståelse af anmodningen og ansøgerens ønsker, herunder i lyset af eventuel anden korrespondance eller dialog med ansøgeren. Det er myndighedens ansvar at fortolke og afgrænse anmodningen på en saglig måde, der loyalt reflekterer det, som ansøgeren ønsker.

Hvis en myndighed ikke med rimelighed kan være i tvivl om, at en ansøger ønsker at få aktindsigt i nærmere bestemte oplysninger mv., vil det derfor ikke være i overensstemmelse med offentlighedsloven at frasortere oplysningerne ved afgrænsningen af anmodningen. Det gælder, uanset at myndigheden efterfølgende redegør for den foretagne afgrænsning i aktindsigtsafgørelsen.

Hvis myndigheden er i tvivl om, hvordan anmodningen skal afgrænses, vil der ofte være anledning til at søge dialog med ansøgeren, særligt hvis myndigheden hælder til en snæver forståelse af anmodningen. I sådanne tilfælde vil myndigheden dog også kunne beskrive den foretagne afgrænsning i aktindsigtsafgørelsen.

Læs mere om afgrænsning af aktindsigtsanmodninger mv. ioverblik #23 i Myndighedsguiden og i artiklen ”Sæt aktindsigtssagen på rette spor” i Folketingets Ombudsmands beretning for 2020.