Medarbejdere fra ældreplejen bliver systemudviklere

Vi har efterhånden hørt det mange gange: Der bliver dokumenteret uhensigtsmæssigt, og systemerne kan samtidig være svære at orientere sig i. Men hvad gør man som kommune, når de løsninger, der bliver udarbejdet fra centralt hold, ikke harmonerer med virkeligheden ude i praksis?

Billund Kommune har forsøgt at vende bøtten ved i et år at ansætte fire ”it-interesserede medarbejdere” fra driften inden for ældreområdet i puljeprojektet ”Sammen om dine data”. Tre social- og sundhedsassistenter og en sygeplejerske har derfor siden 1. maj haft til opgave at arbejde med bl.a. dokumentationspraksis og med at gøre det elektroniske omsorgssystem mere brugervenligt.

”De fire medarbejdere fra driften er med til at sikre, at løsningerne, projektet kommer frem til, er driftsnære, og altså ikke ”skrivebords-løsninger”, der ikke fungerer i praksis. Indtil videre har vi fået en helt unik indsigt i, hvor og hvorfor det nuværende system, og den måde, vi dokumenterer på, ikke fungerer optimalt,”fortæller Pia Mejborn, områdechef for Voksenstøtte i Billund Kommune.

Ud over dokumentation har puljeprojektet også fokus på velfærdsteknologi. I alt er der syv ansatte i projektet: En projektleder, en it-projektmedarbejder, en kommunikations- og projektmedarbejder og de fire it-interesserede medarbejdere.

Udfordre ”plejer” på rådhuset

26-årige Caroline Bodenhoff er normalt ansat som social- og sundhedsassistent på Sydtoftens Plejecenter i Grindsted, men indtil april næste år er hun en del af projektteamet.

”Det er fedt at være en stemme i det her projekt og kunne præge det, så vores løsninger kommer til at passe til ”os derude”. Det, vi er rigtig gode til, er at udfordre ”plejer” på rådhuset,” fortæller hun.

Det er Rikke Hansen, 42 år, og sygeplejerske ved det udekørende team Grindsted ude 2 enig i. Hun er også en del af projektteamet og supplerer:

”Samtidig skal vi stå på mål for vores udviklingsforslag, når vi er ude at teste dem blandt vores kolleger. Det giver nogle gode dynamikker og drøftelser, som er med til at udvikle praksis og løfte det faglige niveau.”

Superbrugerne af det elektroniske omsorgssystem er desuden frikøbt til at implementere den optimerede version af systemet i de tre første måneder af 2022.

Tre pilotenheder

For at projektmedarbejderne løbende kan få afprøvet og justeret nogle af de løsninger, de kommer frem til, arbejder de tæt sammen med tre pilotenheder inden for ældreområdet. Det er demensenheden Værestedet på Billund Plejecenter, Sydtoftens Plejecenter i Grindsted og de udekørende teams Grindsted ude 1 og 2.

Hos lederne af de tre pilotenheder var motivationen for at gå ind i projektet især, at de gerne ville bidrage til at optimere dokumentationspraksis og hermed skabe mere gennemskuelighed og sammenhæng for både borgere, pårørende og medarbejdere. Og i sidste ende bedre borgerforløb.

Pilotenhederne er aktive i hele projektperioden og har bl.a. deltaget i en lang række observationer, og det, projektteamet kalder, udviklingscaféer. Især har medarbejderne på pilotenhederne taget godt imod tilbuddet om at komme i udviklingscafé, og det er der en særlig grund til, mener Sille Olesen, teamleder for Grindsted Ude 1 og midlertidig teamleder for Grindsted Ude 2:

”Som medarbejder på gulvet kan det være svært, hvis der kommer en, som slet ikke kender dagligdagen, for at undersøge noget. Her er konteksten og relationen der allerede, når det er kolleger med samme baggrund. Det fungerer rigtig godt.”

Vejledning i mindre grupper, ja tak

I udviklingscaféerne, som afholdes to gange om ugen, afprøver projektmedarbejderne de løsninger, de udarbejder. Her kan f.eks. være tale om guides og manualer, undervisningsmateriale og ændrede brugergrænseflader i systemet, som alle tager udgangspunkt i Fælles Sprog III-metoden.

Samtidig har medarbejderne mulighed for aktivt at henvende sig, hvis de har spørgsmål til systemet. En af de medarbejdere, som indtil videre har været en flittig gæst i udviklingscaféerne på Sydtoftens Plejecenter, er Anna Knigge, social- og sundhedsassistentelev:

”Jeg fik virkelig meget ud af at sidde en time sammen med en af dem fra projektet. Det bliver meget praksisnært. Vi taler det samme sprog, og der er ikke en masse fremmedord. Det er helt nede på jorden og lige til at gå til. Og så fungerer det her med vejledning i mindre grupper bare rigtig godt, så man ikke behøver tage hensyn til flere niveauer af teknisk kunnen.”

Anita Johansen, social- og sundhedshjælper, Grindsted Ude 2, er enig i, at det er rart at kunne få hjælp af en, der kender systemet og dagligdagens udfordringer rigtig godt:

”Det er godt det her med, at der sidder en, som kender systemet og ved præcist, hvordan man gør. Det er rigtig rart, at man kan få vist, hvordan man bevæger sig rundt i systemet, og få svar på, hvor man skriver det ene og det andet, sender en opgave, tilføjer noget osv. I stedet for at man måske prøver sig frem.”

At medarbejderne har taget godt imod udviklingscaféerne er også noget, lederne af de tre pilotenheder mærker. Alle tre fortæller, at der nu er en mere positiv stemning omkring dokumentationspraksis, og flere vil gerne træde til for at hjælpe kollegerne – uanset om man har været lang eller kort tid i faget.

”Forleden dag havde vi en elev, som sprang til, da en af de erfarne medarbejdere havde et spørgsmål omkring systemet. Eleven havde været med i en af udviklingscaféerne og sagde, at det kunne hun da godt hjælpe med,” lyder det fra Gurli Gregersen, leder af Sydtoftens Plejecenter og Fasanhuset.

Fakta – projektet kort

Projektet ”Sammen om dine data” er finansieret med midler fra Sundhedsstyrelsens pulje til at styrke omsorg og nærvær i ældreplejen og har to overordnede fokusområder – dokumentation og velfærdsteknologi.

Via en samskabende proces, hvor borgere, pårørende og medarbejdere med tilknytning til ældreplejen i Billund Kommune er aktive og deltagende ift. beslutninger og løsninger, skal projektet gøre kommunens elektroniske omsorgssystem til et bedre samarbejdsværktøj mellem parterne.

Samme metode bliver brugt, når det handler om at undersøge, afprøve og implementere velfærdsteknologiske løsninger med potentiale til at styrke borgernes handlekraft og selvbestemmelse.

Projektperioden løber indtil foråret 2022.