Effektiv administration har i hele Furesø Kommunes levetid været et centralt indsatsområde, og Furesøs ligger et godt stykke under andre kommuner, når man sammenligner udgifterne til ledelse og administration. Corona-perioden har også sat skub i opfindsomheden blandt Furesø-medarbejderne, som på kort tid har bygget en effektiv robot-løsning på en administrativ opgavepukkel.

Manuelt tastearbejde

Når for eksempel en lærer vågner med coronasymptomer, skal testes og ikke kan møde på arbejde, så udløser det en administrativ arbejdsgang. Lederen skal indtaste fraværet i de administrative systemer, og der skal søges om refusion. Alt skal tastes manuelt, og der er ofte tale om regulært detektivarbejde, når pengene kommer retur og skal fordeles.

”Vi indhenter en masse sygedagpengerefusion for medarbejdere, som er hjemme på grund af corona. Det er selvfølgelig, når de er syge med Covid-19, men fx også når de har milde symptomer og skal testes”, fortæller Luise og Georg fra Furesø Kommunes Personaleafdeling.

Robot bogfører på rekordtid

Personaleafdelingen har fået hjælp fra Magnus fra Økonomiafdelingen. Han har bygget bygget en robot, der bogfører corona-refusion på rekordtid.

Da robotten kørte første gang, bogførte den 1.520.278 kroners corona-refusion fordelt på 472 medarbejdere. Siden er der kørt yderligere 84 sager igennem og i alt har robotten bogført 2.118.826. Alene i den forgangne fik Luise og Georg styr på de 207.797 kr. i corona-refusion, der skulle bogføres.

25 robotter i Furesø i år

Coronarobotten er ikke den første digitale landvindig i Furesø Kommune. Faktisk har administrative medarbejdere fra Digitalisering og Økonomi i Furesø siden 1. januar i år bygget 25 robotter. De overvåger blandt andet nu dagligt ubetalte regninger, holder styr på bankafstemninger og letter administrativt rutinearbejde.

Mål om effektive arbejdsgange i Furesø

Effektive processer er en af tre strategiske målsætninger i Furesø Kommunes digitaliseringsstrategi. Formanden for Udvalget for digitalisering og innovation, Lars Carstensen, er også glad for robotterne og effektivisering af de administrative arbejdsgange.

”Vi skal digitalisere arbejdsgange, så vi undgår manuelle indtastninger og sparre tid. Jeg er glad for, at vi i Udvalget for digitalisering og innovation har været med til at skubbe på den positive dagsorden, hvor vi både sparer skattekroner, betaler vores regninger til tiden og udvikler nye løsninger, der letter administrationen”, siger Lars Carstensen (C).

Byrådet har i forbindelse med budgetaftalen for 2021-2022 peget på yderligere automatisering af arbejdsgange, som sammen med implementering af velfærdsteknologi, skal effektivisere driften og frigøre økonomisk råderum i de kommende år.

Fakta: Det laver den nye robot:

• Finder refusioner, der har med Covid19 at gøre
• Det robotten ikke kan løse, sender den videre til manuel behandling til Personaleafdelingen, der nu har fået frigjort tid til at bruge deres faglighed på de komplicerede sager.
• Tjekker at refusionerne ikke er registreret i forvejen.
• Sørger for, at pengene går retur, så det passer i kommunes lønsystem.
• Sender til sidst en samlet statusrapport over ugens udførte arbejde