Godkendelse af erhvervsrejser? Ikke her i Danmark

Egencia®, der er et førende globalt erhvervsrejsebureau, offentliggør i dag sin analyse  ”Egencia Travel Policy Insights: Global Air Edition” der ser på tendenserne inden for flyrejsepolitik blandt rejsende på verdensplan*. Resultaterne viser, at firmaernes fokus på øget tilfredshed blandt de rejsende, produktivitet og talentfastholdelse kan påvirke, hvordan rejsepolitikker udformes rundt omkring i verden. 

Egencia Travel Policy Insights belyser nogle af de vigtigste tendenser inden for forhåndsgodkendelse, adgang til premium-kabineklasser, tidlig bestilling og timing af ugedag i forhold til både reservation og rejse.

Danskerne behøver ingen forhåndsgodkendelse

Firmaer verden over er tilbøjelige til at give de rejsende frihed til at tage deres egne valg i forhold til rejser uden at skulle bede om forudgående godkendelse. Kun 11% af de danske erhvervsrejsende er underlagt en regel om forhåndsgodkendelse, mens næsten halvdelen (45%) af globale erhvervsrejsende skal det. Firmaerne forsøger at finde en balance mellem at bruge godkendelsesprocesser til at forhindre uønsket adfærd og forenkle reservationsprocessen ved at fjerne behovet for at godkende rejser. Sys Hansen, Managing Director i Egencia i Danmark, udtaler: ”Godkendelse af billetter kan være en tidskrævende og besværliggørende proces, og det vi oplever i Danmark er, at firmaer generelt har en stor grad af tillid til, at deres medarbejdere vælger billetter, der er i overensstemmelse med virksomhedens rejsepolitik og derfor ikke ønsker at besværliggøre processen unødigt.”

Rejser på økonomiklasse er standard

Globalt set foregår størstedelen af erhvervsrejser på økonomiklasse, og dette kan også inkludere premium-økonomi. Mange firmaer giver dog adgang til businessclass alt afhængigt af rejsetiden, der strækker sig fra fire til ti timer. Dette medfører et højere antal rejser på premium-klasser på internationale rejser: 40% af danske erhvervsrejsende har adgang til premium-klasser på internationale rejser.

Den rejsendes komfort og billettens fleksibilitet er hovedårsager til at tillade rejser på premium-klasser – firmaerne vil sørge for, at de ansatte kan få mest muligt ud af rejsen ved at ankomme veludhvilede, så de kan være produktive og få udført arbejdet. Om dette udtaler Sys Hansen: ”Det vi oplever er, at de rejsende flyver billigst muligt på korte strækninger under 6 timer, men til gengæld benytter premium economy eller business class på de lange stræk.”

Det handler om timing

Et typisk kendetegn for en rejsepolitik er kravet om at bestille flybilletter i god tid. Den seneste Expedia/ARC-rapport kunne påvise, at Egencias kunder er begyndt at bestille tidligere (mere end 15 dage før) ved køb af billetter på premium-klasser i flere lande. Blandt rejsende hos firmaer med regler om tidlig bestilling er det dog stadig 50% af flybilletterne, der reserveres under 14 dage i forvejen. I Danmark reserveres 45% af alle billetter mere end to uger inden afrejse. Dette peger i retning af, at selvom rejsepolitikken kræver tidlig planlægning, er det ikke altid muligt eller prioriteret.

I forbindelse med tidlig bestilling er fordelen ved at vælge den billigste reservationsdag ikke nødvendigvis en prioritet. Men ved reservation i sidste øjeblik kan det ofte være afgørende for erhvervsrejsen at vælge den billigste dag for at spare penge på billetten, især i forbindelse med rejser på premium-klasser.

Egencias og ARC's data viser, at søndag byder på de bedste tilbud på premium-billetter. De bedste hverdage at reservere premium-billetter på er mandag og tirsdag, selvom prisen i gennemsnit er 25% højere end om søndagen. Rejseløsninger, som giver rejsende mulighed for at reservere når som helst og hvor som helst, kan give de rejsende mulighed for at opnå større komfort, hvis de kan spare penge på premium-rejser ved at reservere hen over weekenden. 

At kombinere erhvervs- og ferierejser eller ej

På verdensplan er mandag den foretrukne dag at rejse for rejsende på både premium- og økonomiklasse – på den måde kan arbejdet overstås, så den rejsende er hjemme inden weekenden. Rejser tættere på weekenden kan dog få rejsende til at føje lidt ferie til deres erhvervsrejse og på den måde kombinere arbejde og fritid. Rapporten giver et indblik i hvilken type rejsende, der er mere tilbøjelige til dette. Resultaterne fra en nylig undersøgelse blandt Egencias rejsende viser, at 68% af erhvervsrejsende på verdensplan tager på mindst én kombineret erhvervs- og ferierejse om året, og firmaer bør overveje at udvikle rejsepolitikker, som definerer ansvaret for udgifter og rejsendes sikkerhed under feriedelen af opholdet.

Der er næsten dobbelt så stor sandsynlighed for, at rejsende på premium-klasser inkluderer en lørdag i rejsen (23% vs. 12%). Internationale rejser ligger også ofte sidst på ugen. 20% af internationale rejsende inkluderer en lørdag, sammenlignet med kun 9% af indenrigsrejsende.

Ophold på lørdage, især for internationale rejser, kan give medarbejderne tid til at slappe af og akklimatisere sig inden en arbejdsuge i udlandet. Firmaer og medarbejdere kan begge drage fordel af kombinerede erhvervs- og ferierejser. Afrejse på en lørdag i forbindelse med internationale flyrejser kan også sænke prisen på flybilletten, så når udgiften ved en ekstra hotelovernatning medregnes, kan den rejsende være både udhvilet, mere produktiv og have tid til at udforske en ny by for samme samlede pris – det er den perfekte balance mellem tilfredshed hos den rejsende og besparelser.

 

*Resultaterne er baseret på en global Egencia-undersøgelse fra september 2017 af rejsepolitikker og rejsendes reservationsmønstre online og offline. Den første udgivelse af Egencias analyse af rejsepolitikker er inspireret af den seneste Expedia/ARC 2018 Air Travel Outlook Report, der blev udgivet i december 2017, og viser, hvordan firmaer håndterer politikker for flyrejser rundt omkring i verden.