Fejl i sagsbehandlingen af byrådsmedlems sag – men ikke særbehandling

Egedal Kommune begik fejl i behandlingen af en sag om et byrådsmedlem, der fik tilladelse til at opføre en medhjælperbolig på sin landbrugsejendom. Det viser ombudsmandens undersøgelse af sagen.

Men undersøgelsen har ikke givet ombudsmanden grundlag for at antage, at der skulle være sket særbehandling, eller at regler om habilitet er blevet overtrådt.

Ombudsmanden gik efter omtale af sagen i medierne ind i sagen. Det centra­le tema har været, om reglerne om habilitet blev overholdt, og om byrådsmedlemmet fik særbehandling af kommunen. Som led i undersøgelsen har ombudsmanden ikke kun gennemgået den konkrete sag, men også de øvrige sager om medhjælperboliger, som Egedal Kommune har behandlet inden for de sidste 10 år.

Ombudsmandens undersøgelse har vist, at kommunen har begået fejl i byrådsmedlemmets sag med hensyn til sagens oplysning samt notat- og journaliseringspligten.

”Sagen understreger, hvor vigtigt det er, at en myndighed har styr på de relevante oplysninger for en sag og kan dokumentere, hvad der er sket og lagt vægt på i sagen. Både for at den enkelte afgørelse bliver korrekt og for at sikre, at der helt generelt kan være tillid til, at alt går rigtigt til”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.

Egedal Kommune har som følge af sagen indskærpet den almindelige notat- og journaliseringspligt og vil fremover foretage en mere detaljeret undersøgelse i sager om medhjælperboliger.

Læs ombudsmandens afsluttende brev i sagen.

Læs eventuelt også artiklen ”Tørre regler giver kvalitet i forvaltningen” fra Folketingets Ombudsmands beretning for 2018.

FAKTA

• Inden en myndighed kan træffe afgørelse i en sag, skal den kende det retlige grundlag, som afgørelsen skal træffes efter, og tilvejebringe de faktiske oplysninger, som er nødvendige for at træffe en rigtig afgørelse. Det er et grundlæggende princip i forvaltningsretten. Princippet kaldes officialprincippet eller undersøgelsesprincippet.

• En myndighed har i afgørelsessager pligt til snarest muligt at notere oplysninger, som den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med om bl.a. sagens faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse. Det fremgår af offentlighedslovens § 13. Pligten til at tage notat gælder også i forhold til væsentlige sagsekspeditionsskridt.

• Forvaltningsmyndigheder har pligt til at journalisere dokumenter, der er modtaget eller afsendt af myndigheden som led i administrativ sagsbehandling, hvis dokumenterne har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det fremgår af offentlighedslovens § 15, stk. 1. Journaliseringen skal ske snarest muligt.