Breve om Bygningspuljen var uhensigtsmæssigt udformet

Hvis Energistyrelsens breve til en borger, der havde søgt om tilskud fra Bygningspuljen, havde været udformet på en måde, der var nemmere at forstå, kunne det måske have forhindret, at borgeren endte med at miste muligheden for at få tilskud.

Borgeren havde søgt om tilskud til to projekter om udskiftning af henholdsvis facadevinduer og yderdøre. I forbindelse med partshøring sendte Energistyrelsen borgeren et brev med filnavnet ”Partshøring (…)”, hvor der stod, at Energistyrelsen forventede at give afslag på ansøgningen om tilskud til udskiftning af yderdøre. Et vedlagt brev med filnavnet ”Tilsagnsbrev (…)”, der blev betegnet som et afgørelsesudkast, indeholdt både det påtænkte afslag og et påtænkt tilsagn om tilskud til udskiftning af facadevinduer.

Det vedlagte brev var formuleret i samme form som en endelig afgørelse, men forsynet med et vandmærke med teksten ”UDKAST” på tværs af alle siderne. Der stod blandt andet følgende:

”Energistyrelsen har behandlet din ansøgning om tilskud fra Bygningspuljen. Vi kan meddele dig, at du har fået delvis tilsagn om tilskud (…). Tilskuddet udgør i alt kr. 37.530,00 (…). Tilsagnet er gældende 2 år fra i dag. (…) Energistyrelsen meddeler afslag på den del af din ansøgning, som vedrører udskiftning af yderdøre.”

Få dage efter at have modtaget brevene indgik borgeren en aftale med en tømrervirksomhed om udskiftning af vinduerne. Nogle måneder senere afslog Energistyrelsen at udbetale tilskuddet, fordi det er en betingelse for at få tilskud, at arbejdet ikke er iværksat, før styrelsen har truffet endelig afgørelse.

Ombudsmanden er enig med Energistyrelsen i, at det vedlagte tilsagnsbrev ikke var en afgørelse. Ombudsmanden mener dog også, at materialet, som styrelsen sendte til borgeren, samlet set var uhensigtsmæssigt udformet. Han peger på, at myndighederne bør sikre sig, at deres henvendelser til borgerne ikke kan give anledning til unødige misforståelser.

”Myndighederne skal formulere sig klart og enkelt, når de kommunikerer med borgerne. Breve skal være overskuelige og tydeligt angive, hvad borgeren skal – og eventuelt ikke skal – gøre. Det gælder ikke mindst i et tilfælde som dette, hvor en misforståelse kan betyde, at borgeren mister muligheden for tilskud,” siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.

Energistyrelsen har på baggrund af sagen ændret styrelsens kommunikation til borgerne ved partshøring over ansøgninger til Bygningspuljen. Styrelsen fremhæver nu i starten af sine partshøringsbreve, at der endnu ikke er truffet afgørelse. Styrelsen understreger også, hvilke dele af ansøgningen partshøringsbrevene handler om.

Ombudsmanden foretager sig på den baggrund ikke mere i sagen.

Læs ombudsmandens udtalelse.