Basware: Hver anden globale virksomhed holdes tilbage af papirbaserede faktureringsprocesser

Mere end hver anden globale virksomhed skanner stadig selv deres fakturaer og benytter sig af tunge manuelle processer. Dét giver dem et forringet overblik over deres likviditet. På samme tid accellererer masseindførelsen af e-fakturering på globalt plan.

53% virksomheder indskanner selv fysiske fakturaer, mens hver fjerde overhovedet ikke indskanner. PDF’er er stadig den foretrukne metode til at sende og modtage fakturaer. Dét viser Baswares årlige undersøgelse af brugen af e-fakturering; 2012 Global E-Invoicing Study.

Undersøgelsen, der baserer sig på svar fra 908 økonomichefer fra USA, England, Sverige, Norge, Tyskland og Finland, er gennemført af e-fakturerings- og e-indkøbsvirksomheden Basware og Institute of Financial Operations (IFO). 2012 Global E-Invoicing Study er en benchmarkanalyse på virksomheders praksis omkring e-fakturering. Her har man undersøgt virksomhedernes planer for at indføre e-fakturering og i hvilken grad e-fakturering bruges i de enkelte organisationer.

Undersøgelsen viste, at 81% af alle fakturaer indskannes, men kun 26% af virksomhederne outsourcer indskanningen af indgående fakturaer til et elektronisk format. Blandt mindre virksomheder er tallet helt nede på 11%. Det efterlader virksomhederne med den store arbejdsopgave det er, at transformere fakturainformationen til elektronisk input i økonomisystemet. Samtidig forsinker det fakturahåndteringsprocessen, hvilket forringer virksomhedens overblik over sin likviditet.

Mængden af print er stadig høj. 69% af virksomhederne printer stadig fakturaer. Af dem, der anvender mere sofistikerede systemer (XML e-fakturaer, punkt-til-punkt forbindelser, webservice eller portal leveret af tredjepart) vil 30% også have outsourcet print. Kun 8% printer ikke fakturaer. PDF’er er stadig det mest almindelige format for “elektroniske” fakturaer (58%) og selvom det viser en udvikling væk fra papirfakturaer, så er det stadig meget langt fra en fuldautomatiseret e-faktureringsproces. Ikke så overraskende, så er de virksomheder, der i stor grad sender fakturaer i pdf-format, også dem der i høj grad modtager fakturaer som pdf’er. 79% af de virksomheder, der sender faktuaer i pdf-format, modtager faktuaer i pdf via e-mail. Til sammenligning bruger 50% af virksomhederne det offentliges e-faktureringssystemer.

Virksomheder med mere sofistikerede faktureringssystemer høster en række fordele, som virksomheder med pdf-baserede papirløse processer ikke opnår: 56% af virksomhederne med sofistikerede systemer har lavere omkostninger forbundet med fakturahåndtering end deres pdf-producerende modstykker. Med hensyn til fejl i fakturaerne oplevede 38% af virksomhederne med de sofistikerede faktureringssystemer, at der skete færre fejl, mens kun 28% af de virksomheder, der benytter sig af pdf-fakturaer oplevede det samme.

På trods af den fortsatte brug af ’primitive’ elektroniske dokumenter (som pdf’er) og manuelle processer, så viser det sig at barriererne mod indførelse af e-fakturering er formindskede i forhold til forrige år. Leverandørernes modstand mod e-fakturering er faldet fra 46% i 2011 til 26% i 2012. Dette er sket i takt med, at leverandørerne har fået øjnene op for de fordele, de selv kan opnå ved e-fakturering: 28% af virksomhederne med sofistikerede e-faktureringssystemer, oplevede at forholdet mellem indkøber og leverandør var blevet forbedret. Samtidig kan man se, at andelen af virksomheder, der anvender e-fakturering er steget fra 59% i 2011 til 73% i 2012.

Virksomhederne bliver mere og mere overbeviste om, at e-fakturering betyder hurtigere fakturaproces. I 2011 var 72% enige, og her i 2012 er tallet steget til 75%. Reduktion af omkostningerne ved at håndtere en faktura blev angivet som nummer to på listen over fordele – angivet af 64% (i modsætning til 71% i 2011).

En sammenligning af mindre virksomheder med de store organisationer viste nogle interessante resultater: nemlig at indførelsen af e-fakturering foregår i lige så høj grad i de store, som i de mindre virksomheder. Forskellen ligger i, at indførelsen af e-fakturering i de mindre virksomheder sker som følge af et ønske fra deres kunder. I de mindre virksomheder (med færre end 100 ansatte) angiver 61%, at deres kunder ønsker, at de indfører e-fakturering. I de store virksomheder (med over 1.000 ansatte) er tallet kun 34%. På trods af denne forskel, har kun 42% af de mindre virksomheder indført e-fakturering mod 70% af de store organisationer.

Undersøgelsen viste, at den stigende brug af e-fakturering bunder i en netværkseffekt. Det ses nemlig, at virksomheder, der handler med partnere, leverandører og kunder, der selv har indført e-fakturering, med stor sandsynlighed selv vil indføre e-fakturering. E-fakturering adopteres også ned igennem værdikæden, hvor det typiske billede er, at brugen af e-fakturering spreder sig ned igennem værdikæden. Det begynder hos en stor kunde, spreder sig til en stor leverandør og videre derfra til alle de leverandører, der arbejder i samme branche.

Andre faktorer der driver udbredelsen af e-fakturering er lovændringer, tvungen offentlig e-fakturering, forbedrede løsninger der forbinder virksomheder med hinanden og markedets kendskab til e-faktureringsløsningerne. Resultatet er ikke alene et stigende antal af e-fakturerende virksomheder, men også et stigende antal fakturaer, der gennemgår en e-faktureringsproces. Det forventes, at 2014/15 vil markere året, hvor der bliver flere virksomheder med sofistikerede e-faktureringssystemer end virksomheder med gammeldags faktureringsprocesser.

Esa Tihilä, CEO hos Basware udtaler: “E-fakturering er stigende, men som undersøgelsen viser sætter mange virksomheder stadig deres lid til manuelle processer. Den gode nyhed er, at netværkseffekten begynder at sætte ind nu. Vi ser, at nye virksomheder tager e-fakturering til sig, når deres netværk af kunder, leverandører og partnere overgår til e-fakturering. Det samme sker når de store virksomheders brug af e-fakturering bevæger sig nedad i værdikæden – og som et resultat af mere og mere avancerede løsninger, der forbinder virksomheder med hinanden. Hovedparten af de økonomiansvarlige i undersøgelsen genkender de fordele e-fakturering kan give deres organisation. Vi forventer, at e-fakturering bliver mere og mere udbredt, og at sofistikerede fuldautomatiserede systemer bliver normen i 2014/15.

Om Basware

Basware er den førende globale leverandør af cloudløsninger til e-fakturering og hele indkøb-til-betaling-processen. Løsningerne bruges af mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande. Baswares B2B cloudløsninger og services giver et åbent, sikkert og globalt økosystem for samhandel, der har mere end 1,9 millioner indkøbere og leverandører tilknyttet. Løsningerne er specialdesignede til mindre, mellemstore og store virksomheders behov for automatiske, optimerede B2B processer. Kombineret med intelligente cloudløsninger og Open Network, forbedrer Baswares løsninger kommunikation og samarbejde mellem virksomheder. Løsningerne bygger på Baswares dybe og mangeårige erfaring med de finansielle processer mellem virksomheder. Med en Basware løsning kan virksomheder høste fordelene af mere effektive indkøbs- og faktureringsprocesser, langtidsholdbare besparelser, bedre overblik over likviditet og forbedrede kunde-leverandørforhold. Løsningerne kan købes som en SaaS-løsning, som en inhouseløsning eller gennem outsourcing af forretningsproces. Baswares løsninger sælges i Europa, USA og Asien via egne kontorer eller partnere. Basware blev grundlagt i 1985 og er børsnoteret på børsen i Helsinki. Se mere på www.basware.dk

Contact:

Charlotte Wedell-Neergaard
Vice President og salgschef, Basware Danmark
51 57 95 76,
charlotte.wedell@basware.com
eller
Elisabeth Due
Kommunikationsrådgiver, Frontal
33 31 00 12, elisabeth.due@frontal.dk