PDF-fakturaens dage er talte: Erhvervsstyrelsen tager det tunge skyts i brug

I mere end 20 år har det været frivilligt for danske virksomheder, om de ville tilmelde sig e-faktura i Nemhandelsregistret, når de handler med hinanden. Det er nu ved at ændre sig.

Den offentlige høring over udkastet til den nye bekendtgørelse er nu afsluttet. Erhvervsstyrelsen oplyser, at der er gennemgående bred opbakning til indsatsen for at fremme e-fakturering, og forventer at udstede den endelige bekendtgørelse allerede medio september. Kernen i forslaget er, at udbydere af digitale standard bogføringssystemer fremover skal tilmelde deres kunder til e-fakturering i Nemhandelsregistret, medmindre virksomhederne aktivt fravælger det.

I praksis vender det tilmeldingslogikken 180 grader: I dag skal virksomheder selv tage stilling og tilmelde sig. Fremover bliver virksomhederne varslet og derefter tilmeldt, medmindre de aktivt fravælger det inden for fire uger. Det bliver dermed et aktivt valg at stå udenfor.

"Det er præcis den udvikling, vi har ventet på. Når det bliver nemmere at være tilmeldt end at stå udenfor, rykker adoptionen sig markant hurtigere, end den gør, når det kræver en aktiv handling fra virksomhederne selv," siger Henrik Kruse, CEO i softwarevirksomheden Digisense.

Tre greb skal booste udbredelse

Udkastet til bekendtgørelsen indeholder tre centrale ændringer:

1. Automatisk tilmelding. Bogføringssystemer skal tilmelde deres kunder til e-faktura i Nemhandelsregistret som standard – med mulighed for at fravælge.
2. E-faktura som første valg. Når en virksomhed fakturerer fra sit bogføringssystem, skal systemet automatisk tjekke, om modtageren er tilmeldt Nemhandelsregistret – og i så fald foreslå e-faktura som den første mulighed.
3. Skærpet sikkerhed. Der indføres krav om identitetsbekræftelse, obligatoriske stamoplysninger på elektroniske forretningsdokumenter og begrænsninger i, hvem der kan ændre virksomhedsoplysninger i bogføringssystemet.

Bekendtgørelsen er en del af regeringens indsats for Automatisk Erhvervsrapportering (AER) og bygger videre på Bogføringsloven fra 2022, som gjorde digital bogføring obligatorisk for de fleste danske virksomheder.

Nu hvor den del af digitaliseringen er fuldt indfaset, retter Erhvervsstyrelsen blikket mod selve fakturaudvekslingen.

Digisense har allerede afprøvet modellen

Hos Digisense er opt-out-princippet ikke nyt. Virksomheden har i over et år kørt med opt-out som standard for ikke-registrerede systemer – og erfaringerne er gode.

Vi kan se, at når vores kunder som udgangspunkt er tilmeldt, i stedet for at skulle bede om det, stiger andelen markant. Det bekræfter, at Erhvervsstyrelsens model virker efter hensigten," siger Henrik Kruse.

I dag bliver langt størstedelen af de virksomheder, Digisense hjælper med at leve op til bogføringslovens krav, automatisk tilmeldt til at kunne modtage e-fakturaer via både Peppol og Nemhandel.

Store prisforskelle på e-faktura

Med udsigt til markant flere e-fakturaer opfordrer Digisense samtidig virksomheder til at holde øje med, hvad de reelt betaler for at sende og modtage dem.

”Når antallet af e-fakturaer stiger, får selv mindre forskelle i stykprisen stor betydning. Vi oplever allerede betydelige prisforskelle mellem udbyderne, og derfor bør virksomheder kende både deres pris og den prismodel, de har valgt. Det bør ikke koste mere end at sende en sms,” siger Henrik Kruse.

Digisense har derfor udgivet E-faktura-prisindekset 2026. Ved 101 sendte og modtagne e-fakturaer om måneden spænder de beregnede årspriser blandt de inkluderede udbydere aktuelt fra 1.194 til 11.208 kr. ekskl. moms. Det svarer til en forskel på mere end 10.000 kr. om året.

Virksomheder kan sammenligne priser på at sende og modtage e-fakturaer ud fra deres forventede fakturamængde. Indekset omfatter registrerede servicepointudbydere med særskilte priser på e-faktura og bygger på offentligt tilgængelige prislister.

”Men selv om virksomhederne skal holde øje med stykprisen, behøver den øgede brug af e-faktura ikke føre til højere samlede omkostninger. Tværtimod kan virksomheder, der i dag betaler for at få data løftet ud af PDF-fakturaer, spare denne omkostning, fordi en rigtig e-faktura allerede indeholder strukturerede data. Det gælder også de af vores egne kunder, der i dag anvender PDF-dataløft. Derfor bør virksomhederne se på den samlede pris for fakturahåndteringen – ikke kun prisen på selve e-fakturaen,” afslutter Henrik Kruse.