Skovdyrkerne planter fundamentet for bedre dataoverblik

De danske skovdyrkerforeninger - i daglig tale kaldet Skovdyrkerne - har i generationer rådgivet skovejere om at drive skov med respekt for både økonomi og natur, men bag kulissen var mange af deres arbejdsgange stadig præget af manuelle processer og lokale løsninger.

Det gjorde det svært at skabe overblik – især når der skulle arbejdes på tværs.

I samarbejde med Fellowmind har Skovdyrkerne taget de første skridt mod en mere samlet og digital måde at arbejde på.

Udfordringen: Når vigtig viden gemmer sig i mapper

Skovdyrkerne er organiseret som fem selvstændige foreninger, hvilket stiller krav til både samarbejde og overblik på tværs. Før den nye løsning var netop overblik og sammenhæng svær at skabe.

"Vi havde jo ikke rigtigt noget CRM. Det var mere gule lapper, en folder på skrivebordet og ikke nogen fast struktur omkring det. Strukturen var i hvert fald meget løs siger Rasmus Gregersen, Projektleder og udvikler hos Skovdyrkerne."

Det blev især en udfordring, når man skulle arbejde på tværs af medlemmer og opgaver.

“Vi havde en klassisk mappestruktur, hvor hvert medlem havde sin egen mappe. Hvis man så skulle finde alle sine certificeringsaftaler eller dokumenter på tværs, så var det ikke lige til.”

Samtidig voksede behovet for intern dokumentation og organisering: Når flere medarbejdere arbejder med de samme medlemmer over tid, bliver det afgørende at kunne finde tidligere aftaler og beslutninger.

“Det er vigtigt, at vi kan se præcis, hvad der er aftalt. Det har tidligere været lidt noget rod,” fortæller Rasmus Gregersen.

Løsningen: Én platform til dokumenter, data og aftaler

For at skabe struktur og overblik har Skovdyrkerne sammen med Fellowmind implementeret en CRM- og dokumenthåndteringsløsning.

Løsningen samler dokumenter, aftaler og korrespondance ét sted og gør det muligt at arbejde mere struktureret med medlemmerne.

I dag bruger medarbejderne løsningen til at samle det, der tidligere lå spredt.

"Det bliver brugt til at holde styr på al korrespondance med vores medlemmer. Alt det vigtige bliver gemt derinde. Kontrakter, bekræftelser og aftaler. For eksempel når en ejer har sagt ja til en opgave, eller vi skal ud og plante 1500 planter. Så bliver det gemt og holdt styr på" fortæller Rasmus Gregersen, Projektleder og udvikler, Skovdyrkerne.

Platformen er bygget på SharePoint og WorkPoint og hænger sammen med Skovdyrkernes øvrige systemer, herunder ERP. Data registreres ét sted og kan bruges flere steder.

Et samarbejde, der har flyttet måden at arbejde med IT på

Samarbejdet med Fellowmind har ikke kun handlet om teknologi. Det har også handlet om at arbejde mere struktureret med udvikling.

"Det har været en fornøjelse at samarbejde med Fellowmind. Vi har været vant til en mere uformel måde at udvikle løsninger på, så det har været fedt at få workshops og en tydelig proces omkring det." - Rasmus Gregersen, Projektleder og udvikler, Skovdyrkerne.

Gennem workshops og løbende dialog er medarbejderne blevet inddraget, og behov og arbejdsgange er blevet afdækket. Det har givet et bedre udgangspunkt for at bygge en løsning, der passer til hverdagen.

Resultatet: Et fælles fundament for dokumentation og overblik

I dag er løsningen i drift og har gjort det muligt at samle dokumentation ét sted og skabe et bedre overblik over medlemmer og aftaler.

"Nu har man et centralt sted at hænge tingene op. Før kunne det være svært at gennemskue, hvad der egentlig var aftalt. Det er blevet meget nemmere at finde det igen." - Rasmus Gregersen, Projektleder og udvikler, Skovdyrkerne.

Samtidig har Skovdyrkerne fået et fælles fundament, de kan bygge videre på.

Ambitionen er at arbejde endnu mere struktureret med data og processer, så hverdagen bliver mere effektiv, og viden i højere grad kan deles og genbruges.

“Jo mere styr vi får på data, jo bedre kan vi understøtte arbejdet og gøre det mere effektivt,” fortæller Rasmus Gregersen.