AAU digitaliserer deres kvalitetssystem med brug af Microsoft teknologi

Aalborg Universitet (AAU) består af 4 fakulteter med 17 institutter, 22.300 studerende og mere end 3800 ansatte. AAU har et stort fokus på at sikre høj kvalitet, relevans og udvikling af sine uddannelser; så for at garantere at uddannelserne lever op til disse målsætninger og lovkrav, benytter universitetet et såkaldt kvalitetssystem. Kvalitetssystemet består af en række detaljerede procedurer og krav, der sikrer systematik og konsistens i kvalitetsarbejdet.

Ved en revidering af systemet tilbage i 2021 blev der internt i organisationen efterspurgt en bedre digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer. Gevinsterne ved at digitalisere ville blandt andet være at spare tid og ressourcer, skabe ensartede og transparente processer for kvalitetsarbejdet samt at få et stærkere grundlag for vidensdeling og at integrere data og processer.

Bred involvering fra dag 1

Digitaliseringsprojektet blev igangsat, og i samarbejde med Fellowmind, påbegyndte projektleder hos Aalborg Universitet, Helene Møller Larsen og den resterende arbejdsgruppe, det indledende arbejde med at afklare, hvad fundamentet for løsningen skulle bygges på. Der blev afholdt workshops med repræsentanter fra alle institutter og studienævn, hvor der blandt andet blev afdækket nuværende praksisser, potentielle udfordringer og ønsker for fremtiden. Den meget brede involvering af organisationen fortsatte i pilot- og udviklingsfasen, hvor det igen var repræsentanter fra institutterne, der bidrog til løsningsdesignet.

En løsning baseret på Microsoft

Fra starten var der bred enighed om, at Kvalitetsplatformen skulle tage sit afsæt i Microsoft platformen, da man i forvejen gjorde brug af den digitale arbejdsplads på universitetet. Microsoft Dynamics 365 danner derfor grundlaget for den nye kvalitetsplatform, som Fellowmind har hjulpet med at opbygge. Løsningen består af en database med handlingsplaner, som bruges til at planlægge og følge op på indsatser, der bidrager til at forbedre kvaliteten i uddannelserne. Løsningen har også et årshjul, som viser de vigtigste aktiviteter og frister for hvert år, og Power BI er integreret i løsningen så brugerne let kan danne sig et overblik ved hjælp af et dashboard, der visualiserer aktiviteterne på en overskuelig måde.

En ny SharePoint vidensportal er desuden oprettet til at opbevare de dokumenter, der beskriver Kvalitetssystemets mange vejledninger og procedurer. Dette gør det lettere for slutbrugerne at finde relevante dokumenter, da de i vidensportalen kan benytte en søgefunktion med filtreringsmuligheder.

For at lette arbejdet for brugerne, er Microsoft Dynamics 365 integreret med Microsoft Teams, så de medarbejdere der i forvejen benytter Teams, let kan tilgå alle de nødvendige funktioner via én indgang. En anden funktion som ensarter brugernes arbejde, er en rapportgenerator, der har til formål at lave udtræk af handlingsplaner, som skal kunne dokumenteres og journaliseres. Rapporten er præsenteret på en læsbar måde, så den kan bruges til at evaluere og forbedre institutternes indsats.

"De konsulenter og udviklere der har været på projektet, har virkelig sat sig ind i vores processer, procedurer og vores detaljerede kvalitetssystem," siger Helene Møller Larsen, Projektleder hos AAU. 

Stor støtte i Fellowmind

Helene Møller Larsen har været godt tilfreds med projektets forløb og det gode samspil med Fellowmind. Hun har oplevet et professionelt og respektfuldt samarbejde mellem universitetets ansatte og de eksterne konsulenter.

”Jeg synes samarbejdet med Fellowmind har været utroligt godt. Undervejs i forløbet har vi oplevet en meget høj grad af involvering fra Fellowminds side, og de konsulenter og udviklere der har været på projektet, har virkelig sat sig ind i vores processer, procedurer og vores detaljerede kvalitetssystem, hvilket ikke altid er en selvfølge med eksterne samarbejdspartnere” fortæller Helene Møller Larsen, Projektleder hos AAU.

Også fra Fellowminds side, er der positive toner omkring det gode samarbejde:

”Vi har gennem hele forløbet haft et meget tæt samarbejde med Helene, styregruppen og arbejdsgrupper i alle projektets facetter. Det tætte samarbejde har gjort det muligt at nå et kollektivt højt vidensniveau og ejerskab, hvor vi har kunne udnytte erfaring, kompetencer og viden fra AAU og Fellowmind i forening til at skabe både en god proces og et godt resultat med kvalitetsplatformen” siger Ida Meinert Eiersted, Senior Advisor hos Fellowmind.

Flydende implementering

De første medarbejdere tog løsningen i brug allerede i foråret 2023, mens en stor del har fået adgang i slutningen af 2023, hvorfor der har været tale om en flydende implementering. Der har været informationsmøder med ledelserne og medarbejderne på hvert af de fire fakulteter, hvor projektet og implementeringsplanen blev præsenteret, ligesom der blev givet en introduktion til løsningen. Desuden er der blevet afholdt specifikke læringsworkshops for de medarbejdere og ledere, der skulle arbejde med løsningen, ligesom der er udviklet skriftligt vejledningsmateriale.

Ifølge Helene Møller Larsen er der indtil videre taget godt imod løsningen i organisationen:

"De medarbejdere der har deltaget i de planlagte læringsworkshops, har blandt andet rost platformens brugervenlighed og visuelle design. Og de slutbrugere der i forvejen bruger Microsoft værktøjer, ser det som en stor fordel, at systemet er genkendeligt."

P-tærter som kulturbærer

Projektet, der har været to år undervejs, har været en lang og spændende proces, som har skabt et godt fællesskab blandt deltagerne. Og med en særlig mødeforplejning i form af P-tærter til allerførste møde, blev scenen sat for en fast tradition, der siden er blevet fulgt til hvert eneste møde. Chokoladetærten er blevet et billede på projektets særlige karakter og på det gode samarbejde:

”Vi har inddraget mange i processen, og det har skabt stor tilfredshed. Vi har haft dialog med relevante interessenter på alle niveauer, og dem der skulle bruge systemet har bidraget til at forme det. Vi har også informeret relevante parter løbende, så de vidste hvad der foregik. Det har styrket trygheden og tilliden” forklarer Helene Møller Larsen.

Det gode samarbejde og den vellykkede proces kommer også til udtryk i den projektevaluering, som projektgruppen har foretaget. Her har en deltager blandt andet konkluderet at:

”Der har været god styring på proces og projekt. Fellowmind har været gode til at sætte sig ind i AAU's kontekst, og udefra har samspillet mellem projektleder og Fellowmind virket godt, hvilket har betydet at konsulenterne har været klædt på til at møde os ud fra vores perspektiv, og dialogerne på møderne har givet mening.”

Med en eksplorativ tilgang og bred involvering af organisationen som gennemgående temaer er Aalborg Universitet lykkedes med at lave en specialdesignet løsning til digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer baseret på en standard Microsoft Platform. Den nye fælles platform for kvalitetsarbejdet er med til at sikre sammenhæng, styrke overblikket og gør det lettere at erfaringsudveksle på tværs af universitetet.

"Den nye løsning er en som hele universitetet kan se sig selv i og som favner en meget stor diversitet ift. behov, ressourcer, organiseringer, samarbejdskulturer og geografier på tværs af institutter, studienævn og fællesadministration," slutter Helene Møller Larsen, Projektleder hos AAU.