Ringer dine kunder ofte forgæves? Edelmann Kontorservice har løsningen

I den daglige drift kan telefonopkald hurtigt hobe sig op. Du kender sikkert scenariet: Telefonen ringer, men du sidder i et vigtigt møde. Eller du er fordybet i en opgave, der kræver din fulde koncentration. Resultatet bliver, at dine kunder ringer forgæves – og det kan få alvorlige følger for din forretning. 

Når kunderne ikke kan få fat i dig, sender det et signal om, at deres henvendelser ikke har høj prioritet. Dette kan påvirke din virksomheds omdømme negativt og i værste fald resultere i færre kunder og lavere omsætning. Men bare rolig, der er håb forude:

De negative konsekvenser ved at lade kunderne ringe forgæves

Når kunderne ikke kan komme igennem på telefonen, opstår der flere problemer:

• Frustration hos kunderne, der føler sig ignoreret og nedprioriteret

• Risiko for at miste salg, når potentielle kunder ikke kan få information eller bestille varer

• Skade på virksomhedens omdømme

• Dårlige anmeldelser på Trustpilot og andre platforme

• Tabt omsætning, når utilfredse kunder vælger konkurrenter

Undersøgelser viser, at en stor del af kunderne ikke ringer tilbage, hvis deres opkald ikke besvares. De kontakter i stedet en konkurrent. Dette betyder, at hvert ubesvaret opkald potentielt koster din virksomhed penge.

Professionel kontorservice kan løse problemet effektivt

Professionel kontorservice kan fungere som den perfekte løsning på problemet med ubesvarede opkald. 

Virksomheder som Edelmann Kontorservice, der tilbyder kontor service i København og resten af landet, tager imod alle indgående opkald, når du selv er optaget eller ikke har mulighed for at svare.

Fordelene ved professionel kontorservice inkluderer:

• Alle opkald besvares professionelt og med din virksomheds navn

• Beskeder videregives hurtigt og præcist

• Kunder føler sig taget alvorligt og værdsatte

• Din virksomhed fremstår professionel og serviceminded

• Du kan fokusere på dine kerneopgaver uden afbrydelser

Giver det mening at ansætte en ekstra medarbejder?

Mange virksomhedsejere overvejer at ansætte en ekstra medarbejder til at håndtere telefonopkald. Dette kan dog være en dyr løsning, især for mindre virksomheder.

En fastansat telefonpasser koster let 30.000 kr. om måneden inklusiv løn, feriepenge, pension og andre personalegoder. Derudover skal du regne med udgifter til oplæring, sygdom og ferie.

Kontorservice koster typisk mellem 2.000-10.000 kr. om måneden, afhængigt af omfanget af opkald. Dette giver en betydelig besparelse sammenlignet med en fastansat medarbejder.

Desuden fungerer professionel kontorservice også uden for normal arbejdstid og i ferieperioder, hvor din virksomhed ellers ville være ubemandet.

Tips til at nedbringe antallet af indgående opkald - uden at påvirke kundetilfredsheden negativt

Der findes flere effektive metoder til at reducere antallet af indgående opkald. Her er nogle af dem:

1. Opdatér din hjemmeside med udførlige FAQ-sektioner, der besvarer de hyppigste spørgsmål

2. Anvend chatbot-løsninger, der kan håndtere simple forespørgsler

3. Tilbyd selvbetjeningsløsninger på din hjemmeside, hvor kunder kan bestille varer eller services

4. Send proaktive opdateringer via e-mail eller SMS om ordrestatus, så kunder ikke behøver at ringe

Ovennævnte tiltag kan reducere antallet af rutineopkald og frigøre tid til at håndtere de mere komplekse henvendelser.