Undersøgelse af Langeland Kommunes brug af it-system til sager om udsatte børn og unge

Ombudsmanden har besluttet at indlede en undersøgelse af Langeland Kommunes brug af it-systemet DUBU (Digitalisering – Udsatte Børn og Unge), som kommunen anvender til at behandle sager i familieafdelingen.

På baggrund af en konkret klagesag og omtale i medierne er ombudsmanden blevet opmærksom på en generel problemstilling vedrørende kommunens sagsbehandling i it-systemet og ønsker at undersøge, om det kan føre til mangelfuld eller forkert journalisering i familieafdelingens sager.

Offentlige myndigheders notat- og journaliseringspligt har bl.a. til formål at sikre den nødvendige dokumentation i den enkelte sag. Hvis journaliseringen er mangelfuld eller forkert, er der risiko for, at både sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed forringes.

I den konkrete klagesag oplyste Langeland Kommune i sit svar til borgeren, at kommunen ville bestræbe sig på at ensrette medarbejdernes brug af it-systemet og på den måde systematisere sagsbehandlingen.

I en efterfølgende artikel i Fyns Amts Avis anføres det, at der ifølge avisens informationer er blevet ”slettet og rettet i journaler i børnesager helt frem til januar 2025”.

Ombudsmanden beder på den baggrund Langeland Kommune om at redegøre for kommunens brug af DUBU-systemet samt om at forholde sig til, om dens håndtering lever op til de gældende krav til notat- og journaliseringspligt i blandt andet offentlighedslovens § 13 og § 15.

Derudover beder ombudsmanden også kommunen om at oplyse, hvilke tiltag den iværksatte som følge af den konkrete klagesag.

Læs hele høringen.

FAKTA

Forvaltningsmyndigheder har notatpligt. I sager, hvor der skal træffes afgørelse, betyder det ifølge offentlighedslovens § 13, at myndighederne skal gøre notat om de oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, og som ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Notatpligten gælder også, når der foretages væsentlige sagsekspeditionsskridt i sagen, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Pligten til at tage notat er med til at sikre, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i sagen (dokumentationshensyn), og vil også kunne give mulighed for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt (kontrolhensyn). Notatpligten er nærmere omtalt i overblik #2 om notatpligt i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside.

En myndighed har samtidig også pligt til at journalisere visse dokumenter, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 1. Den pligtmæssige journalisering har til formål at understøtte adgangen til aktindsigt og – på samme måde som notatpligten – at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Journaliseringen skaber overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen. Hvis journaliseringen er mangelfuld eller forkert, er der risiko for, at både sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed forringes. Pligten til at journalisere er nærmere omtalt i overblik #7 om journaliseringspligt i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside.