Boligkontoret Danmark gør trivselsprojekt permanent

”Det gør en kæmpe forskel, at jeg kan sidde helt uforstyrret i fokustiden og løse mine opgaver. Det giver ro på hjernen, øget effektivitet og bedre kvalitet i opgaveløsningen. Og på den måde også en større tilfredshed i arbejdet for mig,” siger Anette Frost, der er servicekoordinator på Boligkontoret Danmarks afdelingskontor i Silkeborg.

Hun er en blandt 220 medarbejdere i Boligkontoret Danmark, et non-profit alment boligadministrationsselskab, der siden 1. december 2023 har haft en lidt anden hverdag på jobbet.

”Jeg er meget ambitiøs, når det kommer til den service og de opgaver, vi skal løse for vores medlemsorganisationer. Samtidig føler jeg også et stort ansvar for, at vi i Boligkontoret Danmark understøtter den gode mentale trivsel og forsøger at minimere risikoen for mentalt udbrændthed blandt vores medarbejdere og ledere. Faktisk er jeg ikke det mindste i tvivl om, at det smitter positivt af på vores medlemsorganisationer, når vi på vores forskellige kontorer er lykkedes med at fremme og understøtte en hensynsfuld kultur og adfærd, som giver vores medarbejdere og ledere bedre forudsætninger for at kunne nå deres mange opgaver,” siger administrerende direktør i Boligkontoret Danmark Lars Lehmann og fortsætter:

”Vi oplevede, at medarbejderne i stigende grad i forskellige trivselsundersøgelser udtrykte, at de havde svært ved at koncentrere sig og nå deres opgaver på grund af en lind strøm af forstyrrelser, støj og mange interne møder. Samtidig udtrykte mange, at de havde vanskeligt ved at holde fri, når de var taget hjem fra arbejde, hvilket vi som ledelse måtte reagere på.” 

Synkron fokustid og nul e-mails, når du har fri

Et af de tiltag, der skal skabe bedre balance, er indførelsen af fokustid i halvanden time hver formiddag på nær onsdag. I fokustiden arbejdes der efter Pomodoro-metoden, hvor der ad tre omgange er fuld fokus i 25 minutter med tre pauser a fem minutter mellem hver.

Derudover er der indført regler for, hvornår medarbejderne må sende e-mails til hinanden udenfor den ”almindelige” arbejdstid. 

Lars Lehmann understreger, at Boligkontoret Danmark fortsat er en fleksibel arbejdsplads, hvilket blandt andet betyder, at den enkelte medarbejder har mulighed for at arbejde, som det nu bedst passer ind i den enkeltes familieliv.

”Det handler primært om, at man ikke forstyrrer sine kollegaer med e-mails om aftenen eller i weekenderne, for når alt kommer til alt, er det meget få ting i en boligadministration, som ikke kan vente, til kollegaerne møder ind på arbejde den næste morgen,” siger han.

Kræver dedikation og tålmodighed

Hvis sådan et tiltag skal lykkes, kræver det, at lederne er med, og derfor gælder projektet alle ansatte i Boligkontoret Danmark; medarbejdere, ledere og direktion. 

”Det er alfa og omega, at alle er med, og at vi har fokustid samtidig i hele organisationen,” siger Lars Lehmann.

Netop det, at ledere og medarbejdere er ligestillede i tiltagene, er vigtigt, mener Anette Frost:

”Fokustiden fungerer kun, hvis vi gør det synkront, og hele projektet handler jo om kulturændringer. Her er det vigtigt, at ledere og medarbejdere er ligestillet, hvis der skal sikres opbakning,” siger hun.

Forsøgsperioden har nu kørt knap et år og er blevet justeret og fulgt tæt undervejs. Der er lavet fire evalueringer blandt samtlige medarbejdere, og der er etableret et ’balancepanel’, hvor medarbejdere, der repræsenterer de mange forskellige fagligheder i Boligkontoret Danmark, bidrager med erfaringer omkring tiltagene.

”Det kræver tålmodighed og en aktiv stillingtagen til de erfaringer, medarbejderne kommer med. Særligt i en decentral organisation som Boligkontoret Danmark, hvor vi har et hovedkontor i København og syv afdelingskontorer fordelt i hele landet. Men tallene fra målingen, inden tiltagene blev sat i gang, til slutmålingen taler deres tydelige sprog,” siger Lars Lehmann og peger på, at der er sket en markant stigning i antallet af medarbejdere, som oplever at have tilstrækkelig uforstyrret tid til at arbejde med deres opgaver, samt et markant fald i antallet af medarbejdere, der tjekker deres arbejdsmail, når de har fri.

Slutresultater for trivselstiltagene (parentes angiver udviklingen siden start): 

• I løbet af en uge har jeg tilstrækkelig uforstyrret tid til at

       sidde med mine opgaver: 59 % svarer i høj eller meget høj grad ( + 43 procentpoint)

• I Boligkontoret Danmark har vi en god intern mødekultur

       52 % svarer i høj eller i meget høj grad ( + 26 procentpoint)

• I Boligkontoret Danmark har vi en god intern mailkultur

       69 % svarer i høj eller i meget høj grad ( + 39 procentpoint)

• Hvor ofte tjekker du din arbejdsmail, når du holder fri?

       18 % svarer dagligt eller flere gange dagligt ( ÷ 21 procentpoint)

• Ved min arbejdsplads er der tilstrækkelig ro til, at jeg kan sidde med opgaver, der kræver stor fordybelse: 52 % svarer i høj eller meget høj grad ( + 30 procentpoint)