Man skal både være konsekvent og lydhør

Af Simon Verheij

Anettes kunder er hendes kollegaer, og hendes vigtigste rolle er at sætte rammerne, så deltagerne får maksimalt udbytte af selve formålet. Det kræver koordinering på et højt plan og et stærkt kendskab til landets mødeudbydere og deres rammer.

Selv beskriver og sammenligner hun sin rolle med et eventbureau. Det spare både hende og virksomheden mange penge at holde det in house. Det kræver selvfølgelig, at hun kender mødeudbydernes steder rigtig godt. Og det gør hun. Hun besigtiger gerne stedet først, og så begynder hun at se på mulighederne.

Hvad stiller du, som erfaren arrangør, som minimum af krav til en mødeudbyder?
Fleksibilitet. At udbyderen er med på idéerne, og man ikke er fastlåst til et koncept. De skal simpelthen lege med. Det giver mig og deltagerne værdi. Det er naturligvis lettere for mig, fordi jeg kan så meget selv og har mange års erfaring, men en god og åben sparring er alfa og omega.

Mange taler om tryghed i selve afholdelsen, her er det vigtigste for mig, at kontaktpersonen er den samme hele vejen igennem et arrangement – både på før, under og efter afviklingen.

Mange udbydere har møde- og eventpakker. Hvor meget betyder det i forhold til at lave noget unikt
Jeg er hverken til pakker eller copy paste. For mig er det ikke en fordel. Det ved jeg, at det er for langt de fleste mødebookere. Men for mig vil det være en begrænsning.

Er mødeudbydere da blot samme vare på forskellige hylder?
Når jeg påbegynder en opgave, så kigger jeg efter, hvor det giver mening at være, og hvad det er kunden ønsker. Det er ekstremt vigtigt at vurdere, hvilken gruppe mennesker der skal deltage, og hvad deres udbytte skal være. Rammerne skal jo gerne bakke op om selve formålet. Så jeg udelukker ikke nogle udbydere. Jeg tager udgangspunkt i, hvad stedet har at byde på.

Når jeg har fundet et sted, så kan jeg sagens selv lave om på deres rammer. Jeg elsker en stor tom hal. Her kan jeg for alvor folde de store armbevægelser ud. Jeg har et samarbejde med en dekoratør, som jeg sparre mig med. Han tager altid mine idéer videre, så det bliver det, jeg har i hovedet.

Handler det ikke efterhånden om, at jo vildere idéen er, desto bedre?
Et af mine rigtig gode arrangementer var faktisk på Comwell Kellers Park, hvor vi lavede en fransk markedsplads. Eller Olympic Games på Comwell Borupgaard. Så det behøver ikke være vildt. Det handler om, at arrangementet skal give deltagerne noget nyt, noget uventet, så de kommer i mål med deres møde, eller at det bliver en god fest. Det er min fornemmeste opgave.

Hvordan har eventmarkedet forandret sig gennem årene?
Det har forandret sig meget. Det er et hårdt marked med mange udbydere. Rigtig meget er bundet op på økonomi fremfor behov. Det er en skam.

Hvad betyder bæredygtighed for dig som event manager?
For mig og Novo Nordisk betyder det meget, fordi det er et fokusområde for hele virksomheden. Så vi har ikke længere balloner og engangsservice, og vi affaldssorterer alt til den store årlige fest for 10.000 medarbejdere på Roskilde Dyrskueplads.

Jeg kigger altid på nye måder at tænke bæredygtighed ind. Plastik er i hvert fald ”no go” til den store fest, og da vi skulle uddele en særlig julegave sidste år, fik genanvendte vi vores kasserede penfils i vores insulinpenne – rensede dem, smeltede dem om pustede dem til en smuk lampe.

Vi vil gerne være ordentlige og på forkant, så vi sammen kan bidrage til et bedre miljø.

Har du været skuffet eller frustreret over en mødeudbyder?
Jeg har kun en gang ikke gennemført en afvikling. Det var i Paris. Jeg er altid til stede under alle de arrangementer og events, jeg står for. Det irriterer mig, hvis aftaler ikke bliver overholdt. Det gælder også for de leverandører, jeg benytter. Jeg har en stram tidsplan, og jeg skal overholde mine deadlines, aftaler og budget i den anden ende.

Når man står med så stort et ansvar som jeg, så kræver det, at man er konsekvent, konkret og lydhør. Ja, til tider en bitch… på den pæne måde. Og hvis jeg kigger i bakspejlet, så har jeg faktisk aldrig haft en fiasko med mine arrangementer.