Myndigheder skal sikre, at breve til borgerne dateres korrekt
Folketingets Ombudsmand har den seneste tid behandlet flere sager, der har haft det fællestræk, at de handlede om dokumenter, der havde fået forkerte datoangivelser. Enten på grund af it-fejl eller menneskelige fejl eller begge dele.
Det får ombudsmanden til at understrege, at myndighederne skal sikre korrekt datering af deres breve. Det er afgørende for borgernes rettigheder blandt andet i forhold til høringsfrister, klagefrister og andre tidsfrister.
”Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, så borgernes rettigheder bliver overholdt”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.
De konkrete sager
I forbindelse med behandlingen af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at datoen i Energistyrelsens partshøringsbreve ændrede sig til den aktuelle dato ved hver åbning af dokumentet. Desuden var styrelsens afgørelser i nogle tilfælde ikke dateret den dag, hvor afgørelsen blev afsendt. Årsagen var bl.a. styrelsens brug af word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Styrelsen sender nu ikke længere breve som word-filer og sikrer samtidig, at alle breve dateres korrekt.
Breve fra Odense Kommune til en borger var dateret den dag, de blev oprettet i kommunens it-system, i stedet for den dag, de rent faktisk blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, når de sendte brevene afsted. Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen.
En journalist klagede til ombudsmanden over Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med en anmodning om aktindsigt. Journalisten pegede på, at ministeriet havde oprettet et udkast til afgørelse på hans aktindsigtsanmodning den 23. august, men først sendt afgørelsen til ham mere end 2 måneder senere. En undersøgelse viste, at den pågældende afgørelse – og alle andre nyoprettede breve i en næsten 4måneders periode – på grund af en teknisk fejl ved implementeringen af et nyt sagsbehandlingsmodul i ministeriet var blevet registreret som oprettet dagen før implementeringen af det nye modul. I virkeligheden var udkastet til dokumentet blevet oprettet samme dag, som det blev afsendt til journalisten. Ministeriet har oplyst, at oprettelsesdatoen for dokumenter ikke længere registreres automatisk, men udfyldes manuelt, indtil den tekniske fejl er rettet.
FAKTA
Fra overblik #13 i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside om ”Generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”:
”Myndighederne skal sikre dokumentation af alle sagsakter (dokumenter) i form af enten en fysisk kopi af dokumenterne eller ved sikkert og hurtigt fra it-systemet at kunne lave en fuldstændig og nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumenterne. Det vil sige, at der er krav om at sikre ’autentisk kopi’ af dokumenterne i en sag, f.eks. breve udsendt til borgeren. Se bl.a. FOB 2008.79, FOB 2003.686 og FOB 2001.290.
…
Det er derudover af afgørende betydning, at der i it-systemet er sikker dokumentation for, hvornår en myndighed har sendt et brev. Det gælder bl.a. ved beregning af frister, herunder klagefrister. Ved beregning af klagefrister må man kunne gå ud fra, at myndighedens afgørelse afsendes den dag, den er dateret. Fejl vil eksempelvis kunne ske ved manuel håndtering af udgående breve, der af systemet automatisk dateres, men ikke afsendes den dag, hvor systemet har dateret brevet. Se bl.a. FOB 2007.399.
…
Dokumenter, som sendes elektronisk til borgerne, må ikke uden videre kunne ændres efter afsendelsen – hverken i indhold eller datering. Det vil sige, at der er et krav om sikring af et dokuments integritet (originale indhold). Se bl.a. FOB 2009 4-7 (…).”
Kontakter
Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91
Områdechef Susanne Veiga, tlf. 33 13 25 12
Områdechef Jacob Christian Gaardhøje, tlf. 33 13 25 12
Information om Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.
Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.
Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Dømte seksualforbrydere må vente for længe på behandling1.7.2025 09:00:00 CEST | Pressemeddelelse
En person, der er dømt for visse seksualforbrydelser, skal som udgangspunkt indledningsvist afsone i Herstedvester Fængsels visitations- og observationsafdeling. Her skal det afklares, om den dømte har behov for – og er motiveret for – f.eks. sexologisk behandling. Der er imidlertid lang ventetid på overførsel til afdelingen, og en stor del af de dømte har afsonet en relativt stor del af deres straf, før de kommer til visitationsafdelingen. Det betyder, at formålet med visitationsordningen vil kunne være forspildt, fordi de indsatte så ikke kan nå at få tilbud om behandling eller kan drage nytte af den. Den lange ventetid kan også have betydning for de dømtes udgangsforløb og i sidste ende deres mulighed for prøveløsladelse. ”En lang ventetid på overførsel af dømte seksualforbrydere til visitationsordningen kan betyde, at der er dømte seksualforbrydere, der ikke får den relevante sexologiske eller psykiatriske behandling, mens de afsoner. Både af hensyn til samfundet og den enkelte ind
Delvis lukkede døgninstitutioner bør sikre et bedre kendskab til de særlige regler og retssikkerhedsgarantier, der gælder ved brug af magt26.6.2025 09:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Landets syv delvis lukkede døgninstitutioner for børn og unge bør gøre mere for at sikre, at de har tilstrækkeligt kendskab til de særlige regler og retssikkerhedsgarantier, der gælder ved brug af magt på disse institutioner. Det fremgår af ombudsmandens nye temarapport på børneområdet efter at have gennemført tilsyn på landets syv delvis lukkede døgninstitutioner og delvis lukkede afdelinger på døgninstitutioner. De særlige regler omfatter bl.a. adgang til at tilbageholde børnene og de unge ved, at yderdøre og vinduer i perioder kan låses. Der er også en videre adgang til fysisk at fastholde et barn eller en ung. ”Fysisk fastholdelse og tilbageholdelse er voldsomme indgreb i forhold til børn og unge. Derfor er det vigtigt, at institutionerne sikrer, at de har tilstrækkeligt kendskab til de særlige regler og retssikkerhedsgarantier, der gælder ved sådanne indgreb”, siger Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad. Skal informere om rettigheder Ombudsmanden peger i rapporten og
Sagsbehandlingstiden i sager om eftergivelse af gæld er for lang25.6.2025 09:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Gældsstyrelsen bruger for lang tid på at behandle anmodninger om eftergivelse af gæld til det offentlige. Det kan betyde, at nogle borgere må vente længe på at få afklaret en usikker økonomisk situation. I en netop afsluttet undersøgelse anerkender ombudsmanden, at Gældsstyrelsen er lykkedes med at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på gældseftergivelsesområdet til cirka 8 måneder i 2024. Gældsstyrelsen vurderer imidlertid, at sagsbehandlingstiden stadig er for lang, og det erklærer ombudsmanden sig enig i. ”Eftergivelse af gæld er en mulighed for, at skyldnere, der ikke har nogen reel udsigt til at kunne betale deres gæld, kan opnå en varig økonomisk forbedring og komme videre. En eftergivelsessag kan derfor have stor økonomisk og personlig betydning for den enkelte. Derfor er det også vigtigt, at sagsbehandlingstiden ikke er for lang”, siger Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad. Ombudsmanden lægger også vægt på, at Gældsstyrelsen ved udgangen af 2024 havde
Arrester bør øge fokus på karakteren af det cellearbejde, de tilbyder indsatte24.6.2025 09:00:00 CEST | Pressemeddelelse
I sin nye temarapport har ombudsmanden fokus på indsattes adgang til besøg og beskæftigelse i kriminalforsorgen. Ombudsmanden har bl.a. konstateret, at de indsatte i visse arrester primært bliver tilbudt arbejde med at flette julestjerner eller lave musetrapper, som ofte bliver smidt ud bagefter. Det skaber utilfredshed hos de indsatte, som ønsker at producere genstande med reel nytteværdi. Ombudsmanden har givet tre arrester en anbefaling om, at de løbende skal være opmærksomme på karakteren af det cellearbejde, de tilbyder de indsatte. ”De indsattes beskæftigelse skal være med til at give indhold og struktur i en hverdag som frihedsberøvet og om muligt gøre de indsatte bedre i stand til at få og passe et arbejde bagefter. Det vil derfor være gavnligt, hvis der i arresterne kan tilbydes cellearbejde, der i højere grad har en nytteværdi og ikke blot efterfølgende kasseres”, siger Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad. Fokus på besøg og beskæftigelse Ombudsmanden besøgte s
Kriminalforsorgen bør skaffe bedre viden om indsattes adgang til at få besøg i Vestre Fængsel3.6.2025 13:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Direktoratet for Kriminalforsorgen ved på nuværende tidspunkt ikke, om de indsatte i Vestre Fængsel får de besøg, som de efter reglerne har krav på. Det skyldes, at kriminalforsorgen ikke råder over et tilstrækkeligt datagrundlag til at kunne foretage denne vurdering. Det oplyser direktoratet i et svar til Folketingets Ombudsmand, der indledte en undersøgelse af besøgsforholdene i fængslet efter et uvarslet tilsynsbesøg i Vestre Fængsel. Tilsynsbesøget blev gennemført i samarbejde med Institut for Menneskerettigheder og DIGNITY – Dansk Institut Mod Tortur. Direktoratet tilføjer over for ombudsmanden, at når man tager antallet af indsatte og kriminalforsorgens bemandingsmæssige udfordringer samt klager fra de indsattes talsmænd og pårørende i betragtning, tyder noget dog på, at der er udfordringer med at sikre regelmæssige besøg for de indsatte i Vestre Fængsel. Det er en bekymring, som ombudsmanden mener, at der er grundlag for at have. Det er blandt andet derfor ombudsmandens opfattel
I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.
Besøg vores nyhedsrum