Myndigheder skal sikre, at breve til borgerne dateres korrekt
Folketingets Ombudsmand har den seneste tid behandlet flere sager, der har haft det fællestræk, at de handlede om dokumenter, der havde fået forkerte datoangivelser. Enten på grund af it-fejl eller menneskelige fejl eller begge dele.
Det får ombudsmanden til at understrege, at myndighederne skal sikre korrekt datering af deres breve. Det er afgørende for borgernes rettigheder blandt andet i forhold til høringsfrister, klagefrister og andre tidsfrister.
”Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, så borgernes rettigheder bliver overholdt”, siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.
De konkrete sager
I forbindelse med behandlingen af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at datoen i Energistyrelsens partshøringsbreve ændrede sig til den aktuelle dato ved hver åbning af dokumentet. Desuden var styrelsens afgørelser i nogle tilfælde ikke dateret den dag, hvor afgørelsen blev afsendt. Årsagen var bl.a. styrelsens brug af word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Styrelsen sender nu ikke længere breve som word-filer og sikrer samtidig, at alle breve dateres korrekt.
Breve fra Odense Kommune til en borger var dateret den dag, de blev oprettet i kommunens it-system, i stedet for den dag, de rent faktisk blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, når de sendte brevene afsted. Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen.
En journalist klagede til ombudsmanden over Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med en anmodning om aktindsigt. Journalisten pegede på, at ministeriet havde oprettet et udkast til afgørelse på hans aktindsigtsanmodning den 23. august, men først sendt afgørelsen til ham mere end 2 måneder senere. En undersøgelse viste, at den pågældende afgørelse – og alle andre nyoprettede breve i en næsten 4måneders periode – på grund af en teknisk fejl ved implementeringen af et nyt sagsbehandlingsmodul i ministeriet var blevet registreret som oprettet dagen før implementeringen af det nye modul. I virkeligheden var udkastet til dokumentet blevet oprettet samme dag, som det blev afsendt til journalisten. Ministeriet har oplyst, at oprettelsesdatoen for dokumenter ikke længere registreres automatisk, men udfyldes manuelt, indtil den tekniske fejl er rettet.
FAKTA
Fra overblik #13 i Myndighedsguiden på ombudsmandens hjemmeside om ”Generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”:
”Myndighederne skal sikre dokumentation af alle sagsakter (dokumenter) i form af enten en fysisk kopi af dokumenterne eller ved sikkert og hurtigt fra it-systemet at kunne lave en fuldstændig og nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumenterne. Det vil sige, at der er krav om at sikre ’autentisk kopi’ af dokumenterne i en sag, f.eks. breve udsendt til borgeren. Se bl.a. FOB 2008.79, FOB 2003.686 og FOB 2001.290.
…
Det er derudover af afgørende betydning, at der i it-systemet er sikker dokumentation for, hvornår en myndighed har sendt et brev. Det gælder bl.a. ved beregning af frister, herunder klagefrister. Ved beregning af klagefrister må man kunne gå ud fra, at myndighedens afgørelse afsendes den dag, den er dateret. Fejl vil eksempelvis kunne ske ved manuel håndtering af udgående breve, der af systemet automatisk dateres, men ikke afsendes den dag, hvor systemet har dateret brevet. Se bl.a. FOB 2007.399.
…
Dokumenter, som sendes elektronisk til borgerne, må ikke uden videre kunne ændres efter afsendelsen – hverken i indhold eller datering. Det vil sige, at der er et krav om sikring af et dokuments integritet (originale indhold). Se bl.a. FOB 2009 4-7 (…).”
Kontakter
Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91
Områdechef Susanne Veiga, tlf. 33 13 25 12
Områdechef Jacob Christian Gaardhøje, tlf. 33 13 25 12
Information om Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder.
Følg pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Skriv dig op her, og modtag pressemeddelelser på e-mail. Indtast din e-mail, klik på abonner, og følg instruktionerne i den udsendte e-mail.
Flere pressemeddelelser fra Folketingets Ombudsmand
Ombudsmanden vil følge med i sagsbehandlingstiderne i sager om børnebidrag8.9.2025 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Ombudsmanden vil i den kommende tid følge med i udviklingen i Familieretshusets sagsbehandlingstider i de sager, der handler om bidrag til forsørgelse af børn. Det udtaler han efter at have gennemført en undersøgelse af området. Undersøgelsen viser, at den tid, Familieretshuset i gennemsnit brugte på at behandle børnebidragssager, steg fra 9 til 17,6 uger fra 2023 til 2024. Og i første kvartal af 2025 var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 15 uger. Derudover har et større antal familier måttet vente et år eller længere på at få afgjort deres sager. ”Det betragter jeg som meget beklageligt. Sager med børnebidrag handler helt grundlæggende om, hvordan økonomien skal hænge sammen i hverdagen for forældre med børn, og her bør myndighederne bestræbe sig på at behandle sagerne hurtigst muligt”, siger Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad. Ombudsmanden vil bede Familieretshuset om en status for sagsbehandlingstiderne om et år, så han kan sikre sig, at myndighedens planlagte t
Ombudsmanden vil henstille fri proces i sag om aktindsigt i anklageskrifter mod tidligere FE-chef og tidligere forsvarsminister21.8.2025 11:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Ombudsmanden vil være indstillet på at henstille fri proces til, at en journalist ved domstolene kan få prøvet spørgsmålet om, hvorvidt journalisten kan få fuld aktindsigt i anklageskrifterne mod en tidligere chef for Forsvarets Efterretningstjeneste og en tidligere forsvarsminister. Journalisten søgte aktindsigt i anklageskrifterne hos Statsadvokaten i Viborg. Det skete med henvisning til, at Højesteret i to kendelser af 27. oktober 2023 havde anført, at anklageskrifterne mod de tiltalte (uden bilag) kunne oplæses for åbne døre under hovedforhandlingerne af straffesagerne. Statsadvokaten og Rigsadvokaten afslog at give fuld indsigt i anklageskrifterne. Myndighederne mente dels, at retsplejelovens § 41 f, stk. 2, om udlevering af anklageskrifter til redaktionelle formål ikke fandt anvendelse, idet anklageskrifterne var tilbagekaldt og påtale opgivet, og dels at Højesterets kendelser ikke indebar, at der skulle gives fuld meroffentlighed efter retsplejelovens § 41 h i anklageskrifterne.
Ombudsmanden gennemfører tilsyn med detentioner og anstalter i Grønland18.8.2025 08:00:00 CEST | Pressemeddelelse
I slutningen af august og starten af september besøger et tilsynshold fra Folketingets Ombudsmand en række anstalter, politistationer og kommunefogeder i Grønland. Her vil tilsynsholdet undersøge forholdene for dem, der frihedsberøves på stederne. I anstalterne vil ombudsmandens tilsynshold bl.a. undersøge anstalternes brug af magtanvendelse og indgreb, herunder isolation og disciplinære foranstaltninger. Herudover vil ombudsmanden have fokus på de sundhedsmæssige forhold for de indsatte og deres mulighed for at arbejde og uddanne sig. Ombudsmandens besøgshold vil under besøgene i anstalterne tale med både ledelsen, personalet og de indsatte. I detentionerne vil tilsynet have særligt fokus på de sikkerhedsmæssige forhold for dem, der bliver indsat i detentionerne. Tilsyn er en kerneopgave Tilsynene i Grønland sker som led i ombudsmandens almindelige tilsynsvirksomhed, der skal forebygge nedværdigende behandling af mennesker, der er frihedsberøvet. ”Det er en af ombudsmandens kerneopgav
Dømte seksualforbrydere må vente for længe på behandling1.7.2025 09:00:00 CEST | Pressemeddelelse
En person, der er dømt for visse seksualforbrydelser, skal som udgangspunkt indledningsvist afsone i Herstedvester Fængsels visitations- og observationsafdeling. Her skal det afklares, om den dømte har behov for – og er motiveret for – f.eks. sexologisk behandling. Der er imidlertid lang ventetid på overførsel til afdelingen, og en stor del af de dømte har afsonet en relativt stor del af deres straf, før de kommer til visitationsafdelingen. Det betyder, at formålet med visitationsordningen vil kunne være forspildt, fordi de indsatte så ikke kan nå at få tilbud om behandling eller kan drage nytte af den. Den lange ventetid kan også have betydning for de dømtes udgangsforløb og i sidste ende deres mulighed for prøveløsladelse. ”En lang ventetid på overførsel af dømte seksualforbrydere til visitationsordningen kan betyde, at der er dømte seksualforbrydere, der ikke får den relevante sexologiske eller psykiatriske behandling, mens de afsoner. Både af hensyn til samfundet og den enkelte ind
Delvis lukkede døgninstitutioner bør sikre et bedre kendskab til de særlige regler og retssikkerhedsgarantier, der gælder ved brug af magt26.6.2025 09:00:00 CEST | Pressemeddelelse
Landets syv delvis lukkede døgninstitutioner for børn og unge bør gøre mere for at sikre, at de har tilstrækkeligt kendskab til de særlige regler og retssikkerhedsgarantier, der gælder ved brug af magt på disse institutioner. Det fremgår af ombudsmandens nye temarapport på børneområdet efter at have gennemført tilsyn på landets syv delvis lukkede døgninstitutioner og delvis lukkede afdelinger på døgninstitutioner. De særlige regler omfatter bl.a. adgang til at tilbageholde børnene og de unge ved, at yderdøre og vinduer i perioder kan låses. Der er også en videre adgang til fysisk at fastholde et barn eller en ung. ”Fysisk fastholdelse og tilbageholdelse er voldsomme indgreb i forhold til børn og unge. Derfor er det vigtigt, at institutionerne sikrer, at de har tilstrækkeligt kendskab til de særlige regler og retssikkerhedsgarantier, der gælder ved sådanne indgreb”, siger Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad. Skal informere om rettigheder Ombudsmanden peger i rapporten og
I vores nyhedsrum kan du læse alle vores pressemeddelelser, tilgå materiale i form af billeder og dokumenter samt finde vores kontaktoplysninger.
Besøg vores nyhedsrum