Undgå dyre fejl under corona og spar op til 20 procent på omkostninger

Forestil dig en virksomheds produktion som et vandrør. Den mængde vand, der kommer ind i den ene ende, skal også komme ud af den anden. Men hos langt de fleste virksomheder er der huller i røret, hvor vandet pibler ud.

Det har ikke været det store problem i en lang og travl vækstperiode, hvor indtjeningen var sikret. I en travl hverdag har ”hullerne i vandrørene” måske endda været umulige at lokalisere, og ledelsens eneste løsning har været at tørre vandet op. Men i de trængte brancher forårsaget af covid-19 er virkeligheden en helt anden.

– Styrken i virksomhedernes processer kommer til at være et af flere afgørende parametre for, hvor godt de klarer sig gennem krisen. En gennemsnitlig SMV kan spare op til 20 procent på sine omkostninger, hvis ledelsen skærer alle ikke-værdiskabende omkostninger væk.

Sådan lyder det fra Michael Paulsen, der er en af Danmarks førende eksperter i at lokalisere årsagerne til virksomheders ressourcespild og lappe ”utæthederne i vandrørene”, så virksomhedens udbytte af produktionen bliver markant forbedret. Ved at forene metoderne Lean og Six Sigma identificerer og afhjælper han produktionsfejl, bøvlede arbejdsgange og unødige procedurer, som skader effektiviteten og skaber dårligt samarbejdsklima, utilfredse kunder og medarbejdere, som stresser ved brandslukning.

– Jeg har hjulpet store virksomheder med op til 140.000 medarbejdere med besparelser på så højt som et trecifret millionbeløb såvel som en selvstændig fotograf med egen virksomhed. Ens for begge kunder var, at de kunne spare en stor portion af deres udgifter, og i et presset marked er det altafgørende, tilføjer den tidligere maskinmester, der har 15 års erfaring med Lean Six Sigma fra forskellige brancher - både som projektleder, seniorkonsulent og teknologi- og projektchef.

Stort potentiale for SMV’er

Michael Paulsen udpeger SMV’er som et lag af virksomheder, hvor orden i processerne har en meget stor forretningsmæssig betydning.

– Mange SMV’er har oplevet stor vækst, og det slider på processerne. Nye samarbejdspartnere, nye markeder, nye produkter nye kunder, nye medarbejdere. Det er alle forandringer, der konstant ændrer på kravene til alt fra leveringstid, indpakning og sikkerhedsgodkendelse til manualer, kontrakter og det færdige produkt til kunden. Specielt onboarding af nye medarbejdere er meget nemmere, når der er styr på blandt andet processer, arbejdsfordeling og beskrivelser – og en kæmpe udfordring, når dette ikke er på plads.

Ifølge Michael Paulsen kan mange SMV’er få kontrol med kvaliteten af deres processer på egen hånd, hvis ledelsen benytter sig af fem grundlæggende procesråd:

1) Sæt kunden i centrum. Lean Six Sigma fokuserer på løbende forbedringer ud fra en forståelse af de eksterne eller interne kunders behov. Processer, der ikke er værdiskabende for kunden, er strengt taget heller ikke nødvendige.

2) Vær proaktiv – ikke reaktiv. Mange virksomheder udfører kvalitetskontrol på deres produkter til sidst i processen for at forhindre, at fejl når ud til kunden. Det er både kostbart i arbejdstid og kasserede produkter. Brug i stedet for kræfterne tidligere i processen og tænk årsagsorienteret og fremadskuende. Find de essentielle få fejlårsager i processen og indfør KPI’er for, hvornår processerne kører optimalt.

3) Spis ikke hele elefanten på en gang. Lad være med at forsøge at rette alle processer til på en gang. Det tager tid og systematisk arbejde at skabe anvendelige KPI’er. Sæt ind overfor de mest åbenlyse procesfejl og arbejd grundigt og systematisk med KPI’erne for de mere komplekse processer.

4) Interesser jer for menneskerne i processen. I kan hurtigt etablere en masse KPI’er. Det er langt sværere at finde de rigtige KPI’er, som er centrale for processen. Bevæg jer ud til medarbejderne og gør brug af deres viden. De kender processerne på fingerspidserne og ved, hvordan dens årsager og effekter hænger sammen.

5) Vær kritisk overfor data. Tilgængeligheden af data er enorm, men kun få data er anvendelige. Træk en streg i sandet, etabler jeres egne målinger og accepter kun data, som I ved, hvordan I skal reagere på og rette processen ud fra.