Bilagshåndtering på papir koster danske virksomheder kassen

Som bogholder i en virksomhed ved du sikkert alt for godt, hvor meget tid du bruger på at håndtere papirbilag. Og hvor meget af den tid der går på at få dine kollegaer til at godkende dem.

Og som almindelig ansat ved du sikkert alt for godt, hvor irriterende det er, at bogholderen hele tiden rykker dig for at få godt kendt de seneste bilag, når du nu har så meget andet at lave, som du synes er vigtigere.

Bilagshåndtering på papir er hundedyrt

Alt i alt løber de mange timer, der bliver brugt på at håndtere og få godkendt papirbilag op i titusinder af kroner i danske virksomheder. I hvert fald når du regner det hele med.

Det viser beregninger fra bogføringstjenesten bogfoering.dk, som ordner bogføring og regnskab for hundreder af danske virksomheder.

Særligt løber det for alvor op, hvis kollegaerne ikke prioriterer godkendelsen af bilag særlig højt. For så skal bogholderen også bruge tid på at rykke på at få godkendelsen i hus.

”Det er oftest tilfældet”, fortæller digitaliseringskonsulent Kristian Konradsen fra Bogfoering.dk. ”Faktisk viser vores erfaringer, når vi hjælper virksomhederne over på den digitale platform, at bogholderen oftest har været nødt til at tage fat i de enkelte medarbejdere både 2 og 3 gange, før godkendelsen kom i hus på papir”.

Regnes både bogholderen og kollegaens timeløn med, kan hvert eneste bilag på papir nemt komme til at koste mellem 45 og 65 kroner at få godkendt og bogført!

Det løber op selv i de mindre og mellemstore virksomheder.

Digital bogføring fjerner masser af dobbeltarbejde

Ved at indføre digital bogføring fjernes behovet for papirbilag. Alle bilag – selv dem som medarbejdere med firmakort får i butikker – digitaliseres. Samtidig kommer alle arbejdsrutiner omkring bilagsgodkendelsen til at køre online via en tjeneste i skyen.

Det gør arbejdsgangen meget mere smidig og hurtig. Og det bliver meget nemmere for medarbejderne at få godkendt de enkelte bilag. For det kan klares med et enkelt klik på en knap.

Samtidig eliminerer digitaliseringen af bogholderiet en masse tidskrævende dobbeltarbejde. F.eks. i forbindelse med afrapportering af rejseafregninger, indtastning af timesedler og andre manuelle arbejdsprocesser.

Altid opdateret regnskab

Det betyder et endeligt farvel til papirnusseriet i bogholderiet, og det tidsmæssige efterslæb som altid har været på at få opdateret regnskabet.

For når alle arbejdsgange foregår digitalt, finder bilagene og de nødvendige godkendelser automatisk vej ind i regnskabet. Det gør det hurtigere at få bogført hvert enkelt bilag.

Det giver ejere og andre interessenter et altid opdateret regnskab, som kan bruges, når der skal træffes beslutninger. Samt et meget bedre overblik over virksomhedens cashflow og fremtidige kapitalbehov.

Så ved at digitalisere regnskabet, bliver hverdagen ikke kun nemmere for bogholderen. Hele vejen fra den enkelte medarbejder og op til den øverste ledelse og ejerkreds, er der fordele at hente ved at gå over til digital bogføring.

Mere information:

For yderligere information om prisen på et bilag, samt fordelene ved digital bogføring er du velkommen til at kontakte:

Kristian Konradsen på:

Mail: kak@kvistjensen.dk

Tlf.: 42 14 81 71