Digitaliserede bogholderiet på få dage og sparede millioner

Robotterne kommer. Efterhånden har alle brancher lært at kende automatiseringen på godt og ondt – og ofte med en omfattende omskoling af medarbejderne i kølvandet. Hos den midtjyske metalvirksomhed NG Metal var den forestående digitalisering af bogholderiet ingen undtagelse.

Med udsigten til at kunne bruge kræfterne på analyse og fremskrivninger i stedet for at håndtere fakturaer og organisere bilag var man indstillet på at skulle lægge om til et nyt ERP-system. En manøvre, der ville koste mere end fem millioner kroner i indkøb og flere måneders omskoling af medarbejderne.

Til stort held fandt metalvirksomheden en løsning uden på det eksisterende og velkendte ERP-system.

– Den krævede ingen ændringer i vores eksisterende ERP-system og var så brugervenligt, at det kun tog nogle dage at komme ind i det. Dermed sparede vi fem millioner kroner på koncernniveau og en lang omskoling til et nyt ERP-system, fortæller Lone Hede Wagner, regnskabschef hos NG Metal.

Udviklet på Nordens største trykkeri 

NG Metals nye system hedder Digiflow og stammer fra den aarhusianske it-virksomhed Digisense. Det er oprindeligt udviklet som et internt regnskabssystem på Nordens største trykkeri, Lasertryk.dk, og passer sammen med alle ERP-systemer. Digisense tilbyder desuden også sit system som en whitelabel-løsning gennem revisorer.

– Vores største udfordring er at få virksomheder i tale. Mange tror stadig, at en digital omlægning koster i millionklassen. Men har vi først fortalt en revisor om løsningen, så går der ikke længe, før de er ombord. Der er vores succesrate med Digisense næsten 100 procent. Det er ikke et spørgsmål om, der skal digitaliseres, men kun et spørgsmål om, hvor hurtigt man kan begynde at drage fordel af det, siger administrerende direktør i Digisense, Henrik Kruse.

Bølge af digitale bogholderier

En digitalisering, som den NG Metal har gennemført, står langt størstedelen af de 23.000 virksomheder med flere end 10 ansatte overfor, forklarer Kristian Konradsen, digitaliseringskonsulent ved revisionsvirksomheden Kvist & Jensen:

– Det er måske 1 ud af 100 mellemstore virksomhed, som er gået fuldt digitalt, og det er grundlæggende et spild af bogholdernes kompetencer. Det kommer til at kræve noget opkvalificering, men når der kan spares 15-20 timer om måneden på simpel fakturahåndtering i en virksomhed, så får regnskabsafdelingerne i virkeligheden frigivet nogle talstærke personer til mere analytisk arbejde, og det kan skabe endnu større værdi end bare den sparede arbejdstid.

Det billede kan regnskabschef Lone Hede Wagner fra NG Metal genkende:

– Vi behandler over 600 fakturaer om måneden. Vores omlægning til en digital løsning betyder ikke kun, at vi sparer 3-4 timer om ugen i det manuelle håndteringsarbejde, den elektroniske indeksering af vores bilag gør også, at vi både i det daglige opfølgningsarbejde, ved årsafslutning og ved genbestilling af varer, sparer tid på ikke at skulle lede efter fakturaer, der ligger til godkendelse. Nu ved vi hele vejen gennem godkendelsesproceduren, hvor fakturaen er, fortæller Lone Hede Wagner, regnskabschef ved NG Metal.